فایل ورد کامل مقاله مدیریت زمان؛ بررسی علمی و روان‌شناختی اصول برنامه‌ریزی و نقش آن در موفقیت فردی

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 فایل ورد کامل مقاله مدیریت زمان؛ بررسی علمی و روان‌شناختی اصول برنامه‌ریزی و نقش آن در موفقیت فردی دارای ۴۹ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد فایل ورد کامل مقاله مدیریت زمان؛ بررسی علمی و روان‌شناختی اصول برنامه‌ریزی و نقش آن در موفقیت فردی  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی فایل ورد کامل مقاله مدیریت زمان؛ بررسی علمی و روان‌شناختی اصول برنامه‌ریزی و نقش آن در موفقیت فردی،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن فایل ورد کامل مقاله مدیریت زمان؛ بررسی علمی و روان‌شناختی اصول برنامه‌ریزی و نقش آن در موفقیت فردی :

مدیریت زمان

چهار اصل مدیریت زمان
۱- آیا لازم است این کار حتما انجام شود؟
۲- آیا من ملزم به انجام دادن ان هستم؟
۳- آیا می‌توانم این کار را به تعویق بیندازم؟
۴- آیامن مستقیما این کار را باید انجام دهم؟

در صورتی که این تامل‌ها صورت بگیرد در طول یک سال مقدار زیادی در وقت صرفه‌جویی خواهد شد. پس بیاید هر کدام را با جزئیات بیشتری مورد بررسی قرار دهیم.

کارهای قابل حذف:
محققان چنین اظهار می‌‌کنند که بعضی از امور وقت‌گیر بیشتر بر حسب عادت انجام می‌‌گیرد تا برای بازدهی. اثر بخشی یا سودآوری. این گونه فعالیتها چنان بازندگی ما عجین شده‌اند که هیچ کس فکر نمی‌‌کند چرا آنها را انجام می‌دهیم یا اینکه ممکن است راه‌های بهتری برای رسیدن به نتایج مشابه وجود داشته باشد. بطور کلی در طول یک روز هشت کار از ده کاری که انجام می‌دهیم مثل راهزن‌ها وقت ما را غارت می‌‌کنند.

دانستن آنچه که قابل حذف است:
آیا انجام دادن این کار به من کمک می‌کند که به اهدافم برسم؟
اگر جواب (بلی ) است لازم است سراغ سوال دوم بروید.
آیا من بهترین فردی هستم که می‌‌توانم این کار را انجام دهم؟
اگر پاسخ این سوال (نه) باشد مشخصاً به شما این اجازه را می‌دهد که آن کار را کنار بگذارید. زیرا هر دقیقه که صرف آن کنید بیهود خواهد بود.
اگر بالا اجبار باید کاری را انجام دهید تا آنجا که می‌توانید آن را بهتر انجام دهید تا بدین طریق باز هم بتوانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید.

برچسب قیمت هر فعالیت:
با پی بردن به ارزش و قیمت وقت خود که بیشتر مدیران این قیمت را کم تخمین می‌زنند برای هر فعالیت می‌توان بر چسب قیمت تهیه کرد.
با انجام دادن کاری که مقرون به صرفه باشد قادر خواهید بود از وقت خود استفاد موثری بکنید.
دانستن قیمت وقتتان می‌تواند شما را در فروش آن به رؤسا و همکارانتان یاری دهد. این یکی از امتیازات مدیریت زمان است.

تفویض اختیار:
ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات بزرگترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه‌ای در مدیریت زمان است.
پژوهشها نشان می‌دهد که در بعضی از شرکتها ۹۷% وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می‌‌شود تا اداره امور. تمام مدیران موفق به این نکته واقف هستند که تفویض اختیار صحیح و کارامد برای مدیریت موثر زمان امری بسیار ضروری است.

موانع روانی تفویض اختیار:
چرا مدیران از تفویض اختیار روزمره‌ترین امور اکراه دارند. جواب را عموماً می‌توان در وجود سه مانع روانی جستجو کرد.
۱- ترس از دست دادن اقتدار:

بعضی از مدیران از این نگرانند که تفویض اختیار حتی در موارد جزئی و پیش پا افتاده باعث می‌‌شود که مقام آنها در سازمان زیر سوال برود و تضعیف شود .
۲- ترس از اشتباهی که روی خواهد داد:
این ترس معمولا به علت کمبود به اعتماد به نفس در مدیر یا کارمندانش پدید می‌‌آید.
۳- ترس از محو شد ن:
بعضی از مدیران ترجیح می‌دهند که وظایف کلیدی را تحت نفوذ خود داشته باشند زیرا بر این باور هستند که با این ترفند نمود برجسته‌ای در سازمان خواهند داشت.

کی و چه کاری را تفویض کنید:
چهار معیار اصلی وجود دارد که تعیین می‌کند کی چه کاری تفویض شود. همواره سعی کنید اختیارات خود را تفویض نمایید.
۱- زمانی که کاری می‌‌تواند بطور رضایت بخش توسط کس دیگری که از شما کمتر دستمزد می‌گیرد یا اینکه می‌‌خواهد کمتر بگیرد انجام شود.
۲- زمانی که دانش یا مهارت لازم را برای انجام دادن کاری به طور شایسته نداشته باشید.
۳- زمانی که کار روزمره باشد.
۴- زمانی که کاری به رشد کارمندان کمک می‌کند.

چگونه تفویض اختیار کنید:
بعضی از مدیران از تفویض اختیار سر باز می‌زنند زیرا اگر کار به درستی انجام نشود خودشان خیلی سریعتر آن را انجام می‌‌دهند.
۱- تفویض اختیار به فرد مناسب:
با تشخیص پختگی کارمندی که انتخاب کرده‌اید آغاز کنید.
توانایی: مهارت و دانش لازم برای انجام کار را دارا باشد.
انگیزه: اشتیاق به انجام کار با حداکثر توانایی.

از نظر کلی هیچ کس نه کامل است نه ناقص مگر آنکه در ارتباط با کار معینی سنجیده شود. یک کارمند که در یک کار پختگی دارد ممکن است با تغییری در طبقه‌بندی شغلی برایش پیش آید به ناپختگی برسد. کارایی افراد در سه سطح مورد بررسی قرار می‌گیرد.
• کارایی کم = توانایی ضعیف + انگیزه کم
• کارایی متوسط = توانایی ضعیف + انگیزه زیاد
• کارایی زیاد = توانایی زیاد + انگیزه زیاد .
یکی از عوامل مهم در تفویض اختیار میزان کارایی است. پس سوالی که در اینجا مطرح است این است که آیا کارمند کارایی لازم را دارد یا خیر.

برای مثال:
توانایی انگیزه
مارک متوسط کم
پیتر زیاد کم
مری زیاد زیاد

در این فهرست، مری مناسب‌ترین کارمند برای ارجاع کاری است که شما در نظر دارید.
انتخاب فردی مناسب جهت تفویض اختیار متضمن دستورالعملی روشن و آگاهانه درباره این است که کار چگونه و کی و کجا باید انجام گیرد. ضمناً باید به میزان صحیح از کارمند مربوطه حمایت شود و با توجه به نیازهایش به وی دلگرمی‌‌ لازم داده شود.
زمانی که کارمند شما به طور منطقی به کارایی رسید می‌‌توانید حمایت و پاداشهای عاطفی بیشتری به او عرضه کنید تا انگیزه را در وی بالا ببرید.
کارمندی که دارای سطح بالای از آمادگی است از مدیرانش توقع دارد که هنگام تفویض اختیار به آنان اعتماد و بر کارشان کمتر نظارت کنند.
۲- ابلاغ واضح دستورالعمل‌ها:

چنین محاسبه شده است که حتی کارگران فنی نیز سه چهارم وقت خود را به گفتگو با دیگران سپری می‌‌کنند و در پژوهشی که اخیراً انجام شده معلوم شده است ۸۴% مدیران قبول دارند که مهارت بر قرار کردن ارتباط کلید ترقی سازمان‌های آنهاست. ضمناً معتقدند که این مهارتها برای مدیریت موثر زمان هم بسیار اساسی است. هنگامی ‌‌که می‌‌خواهید کاری را تفویض کنید در زمان ابلاغ دستورالعمل‌ها و جهت‌گیری‌ها هفت نکته زیر را در فهرست خود کنترل کنید:

• کار را مشخص کنید:
در ذهن خود طبیعت دقیق کاری را که می‌‌خواهید تفویض اختیار کنید به طور واضح بررسی کنید.
• آیا فرد مناسبی را انتخاب کرده‌اید؟
انتخاب فرد مناسب به زمان، مکان، طبیعت کار و هدفی که مایلید به آن دست یابید بستگی دارد.
• قابل دسترس بودن:
تا آنجا که ممکن است از کار دادن به کارمندانی که خود از قبل درگیر کارهای با اولویت بیشتر هستند اجتناب کنید.

• کارمند خود را آماده کنید:
تصویر روشنی از کاری که قرار است انجام گیرد ارائه دهید بویژه اگر با کارمندی روبرو شدید که در سطح پایین تا متوسط کارایی قرار دارد .
• هرگز تصور نکنید کارمند دستورالعمل‌های شما را فهمیده باشد مگر آنکه آنها را با کلمات خود برای شما بازگو کند.
• هر وقت که لازم بود به نسبت که دستورالعمل‌ها را صادر می‌‌کنید حمایت هم بکنید .

• پیشرفت کار را هدایت کنید:
بخصوص هنگامی‌ ‌که کار پیچیده یا طولانی باشد. اما این تصور را در ذهن کارمند ایجاد نکنید که دائماً کارش را کنترل می‌‌کنید.
اگر مراحلی را که قبلاً اشاره کردم دنبال کرده باشید دیگر دلیل و بهانه‌ای وجود ندارد که کار تفویض شده برگشت داده شود .
همیشه بد کار کردن بسیار آسان و خوب کار کردن بسیار سخت است. اما اگر ملکه ذهن شود یکی از قویترین ابزارهای قابل دسترس مدیریت زمان خواهد بود .

بیرون راندن غاصبان
در هر هفته کاری هزاران ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان به یغما برد می‌‌شود. هزینه این دزدی‌ها در روز روشن سر به میلیون‌ها می‌زند. تازه تعداد کمی ‌‌از مدیران متوجه این غارت شده‌اند و تعداد کمتری گام‌های مثبتی برای بیرون راندن این تبهکاران از خانه خود برداشته‌اند.

مواردی که لازم است نه بگوید:
در (۵)موقعیت زیر باید نه بگویید
• زمانی که خواسته نامعقول باشد.
• زمانی که کار از اولویت کمتری برخوردار باشد.
• زمانی که از دانش و مهارت کافی برخوردار نمی‌‌باشید.
• زمانی که ناراحت یا عصبانی باشید.

• زمانی که لازم نیست شما آن کار را انجام دهید.
۱- زمانی یک در خواست نامعقول است که:
• خارج از قوانیین استخدامی ‌‌شما باشد.
• به حریم شخصی شما تجاوز کند.
• بدون اجازه وقت آزاد شما را اشغال نماید.

کسانی که از کمبود اعتماد به نفس رنج می‌‌برند اغلب با هر خواسته غیر منطقی موافقت می‌‌نمایند به این دلیل که فکر می‌‌کنند با رد کردن این درخواست دیگر دوست داشتنی نخواهند بود.
بعضی‌ها چنین استدلال می‌کنند که جواب بلی دادن به آنها کمک می‌کند تا به هدف محبوب‌ترشدن که برای شخصیت و حرفه‌شان مهم است دست یابند و با تظاهر به اینکه عضو علاقه‌مندی در گروه هستند دورنمای شغلی خود را بهتر کنند.

(نه) گفتن به درخواستهای نامعقول همیشه هم راحت نیست. هر چه بیشتر به دیگران اجازه داده باشید که سوارتان شوند، در هم شکستن این عادت و رها شدن از آن به مراتب سخت‌تر خواهد بود. خوشبختانه عکس این مسئله هم صادق است.

۲- نه گفتن زمانی که کاری دارای اولویت کمتری است:
در بسیار از موارد خواسته‌های نامعقول و غیر منطقی در نوع خود خیلی هم غیر منطقی نیستند اما نسبت به کاری که در دست اجرا دارید دارای اولویت کمتری است. اگر با این گونه تقاضاها از طرف همکاران یا کارمندانتان مواجه شدید یک راه حل دیگری پیشنهاد کنید که بتوانید آن کار را در وقت و زمان مناسبی که برایتان مقدور است انجام دهید. هرگاه این گونه تقاضاها از طرف مقامات بالاتر صورت گرفت باید صدای اعتراض خود را با مهارت بیشتری به گوش آنان برسانید.

 

۳- نه گفتن زمانی که از دانش و تبحر لازم برخوردار نیستید:
بدترین اشتباه این است که خود را درگیر کاری کنید که در آن صلاحیت لازم را ندارید فقط برای اینکه اشتیاق خود را نشان دهید این گونه تقاضاها اغلب باید غیر منطقی تلقی شود.

۴- نه گفتن زمانی که خشمگین یا ناراحت هستید:
به تاخیر انداختن کار زمانی که از نظر عاطفی برانگیخته شده‌اید می‌‌تواند به مقدار قابل ملاحضه‌ای در وقت شما صرفه‌جویی کند. اگر در حالت ناراحتی یا عصبانیت دست به کاری بزنید احتمال اشتباه بیشتر خواهد شد.

۵- نه گفتن زمانی که کارها اصلاً نیازی به اقدام ندارند:
تمام کارها را قبل از اینکه به آنها مبادرت ورزید در برابر خود قرار دهید و از خود بپرسید.
• آیا انجام این کار مرا به هدفم نزدیکتر خواهد کرد؟

• در صورتی که جواب منفی است چرا لازم است که وقت خودم را صرف این کار بکنم؟
• اگر تصمیم بگیرم که آن را حذف کنم احتمالاً چه نتایج منفی به بار خواهد آمد؟
البته اینکه حذف شود یا نه به مقدار زیادی به درخواست‌کننده بستگی دارد. اگر از طرف همکاران باشد سعی کنید به آنها توضیح دهید که چرا قصد انجام آن را ندارید. اما قبل از این کار به درخواستی که از شما دارند به دقت گوش دهید و هرگز قبل از اینکه از حقایق در مورد کاری ندانسته‌اید در مورد اهمیت آن ادعایی نکنید.

صرفه جویی در وقت هنگام خواندن ونوشتن

خواندن و نوشتن گزارشات، یاداشتها، نامه‌ها و سایر اسناد شغلی مقدار زیادی از وقت یک مدیر معمولی را در یک روز کاری می‌‌گیرد.

مهارتهای مطالعه خود را بهبود بخشید:
تحقیقات نشان می‌دهد که با خواندن سرعت متوسط دویست کلمه در دقیقه در مقابل هزار کلمه در دقیقه نشان می‌‌دهد که مردان و زنان با تحصیلات عالی نیز پنچ بار آهسته‌تر از آنچه که لازم است، می‌‌خوانند. اگر آنها از توانایی حقیقی خود استفاد نمایند برای مثال خواندن کتابی که پنج ساعت طول می‌‌کشد به شصت دقیقه یا کمتر کاهش می‌‌یابد.
دو علت زیر بیهوده سرعت خواندن خود را پایین می‌‌آورند:
• با تبدیل کردن کلمات به صدا در داخل سر خود در سکوت.
• خواندن هر کلمه.

باور های غلط در مورد تندخوانی:
تبحر در خواندن بسیار مشکل است و اصلاً وقت آنرا ندارم.
تندخوانی منجر به عدم درک بسیار از مطالب می‌‌شود.
تندخوانی آموزش حرکت سریع چشمان است که در یک نگاه اطلاعات بیشتری کسب کند مثل خواندن یک پارگراف کامل در یک نگاه.

اما واقعیت:
تحقیقات نشان داده است که بین سرعت خواندن و درک مطلب رابطه کمی ‌‌وجود دارد. بعضی از افراد با سرعت زیاد و درک مطلب عالی می‌‌خوانند در حالی که بعضی دیگر به طور دردناکی آهسته می‌‌خوانند و درک ضعیفی از موضوع بدست می‌آورند.

رویکرد کلی به خواندن:
قبل از خواندن هر متنی از خود سه سوال اساسی زیر را بپرسید:
• هدف من از خواندن این مطلب چیست؟
• کدام یکی از اهدافم با خواندن این مطلب برآورده می‌‌شود؟
• آیا خواندن این متن بهترین روش برای رسیدن به هدفم است؟

اگر دلیلی خوبی برای خواندن آن ندارید پس با حذف آن در وقت خود صرفه‌جویی کنید.
اگر متوجه شدید که خواندن مطلب ارزش سرمایه‌گذاری دارد آن روشی را انتخاب کنید که من رویکرد کلی خواندن موثر نامگذاری کرده‌ام. به سرعت صفحات آن را ورق بزنید تا برداشت کلی از موضوع کتاب و محتوای آن پیدا کنید. به عنوان مثال تیترهای بخشهای هر فصل. جدولها، تصاویر و عنوانها را بخوانید. این کار درست مثل اولین نگاه از ارتفاع بالاست. حین این بازبینی اولیه قسمتهایی را در نظر بگیرید که ویژگی مشخصی در رابطه با رسیدن به مقصود اصلی مطلعه دارد.

خواندن متناسب با نیازها:
با این فرض که حتماً تصمیم گرفتید مطلبی را مطالعه کنید گام بعدی نظم بخشیدن به متن است به طوری که با اهداف شما از مطالعه هماهنگ باشد. این کار را طوری انجام دهید که با دوباره نظام بخشیدن فصلها و بخشهای کتاب نیازهای خاص شما تامین شود.

آخرین مرحله نامگذاری قسمتها پاراگرافها، جمله‌ها و یا کلمه‌های است که ارتباط بیشتری با هدف شما دارد این کار را می‌‌توانید با خط کشیدن زیر آنها یا نت برداشتن و حاشیه‌نویسی انجام دهید.

سرعت خواندن را کم و زیاد کنید:
هنگامی ‌‌که مشغول خواندن هستید سرعت خواندن خود را کم وزیاد کنید تا بتوانید اهداف مختلفی را که از خواندن یک کتاب دارید تحقق بخشید.
• به سرعت گذشتن – سریع: این سریع‌ترین راه خواندن است که با سرعت بیش از هشتصد کلمه در دقیقه انجام می‌‌شود برای پاسخ دادن به سوالاتی که با کی، کجا، چه کسی شروع می‌‌شود می‌توان با این سرعت خواند.

• با دقت دید زدن – سرعت متوسط: در این حالت متن را با سرعت آهسته‌تری می‌‌خوانید تا حدود چهارصد لغت در دقیقه. این کار به شما کمک می‌کند که تا به جستجوی سوالات طولانی‌تر و پیچیده‌تری بپردازید که با کلمات استفهامی‌ ‌چرا و چگونه شروع می‌‌شود.
• مطالعه- سرعت پایین: بالاخر خواندن انتقادی شروع می‌‌شود. در این نوع خواندن برای پی بردن به جزئیات و فهم عمیق‌تر معانی مطلب مورد کنکاش قرار می‌‌گیرد.

خواندن شش نوع از متداولترین مطلب تجاری:
موثرترین روش خواندن شش نوع از متداولترین متون تجاری را مورد ملاحضه قرار می‌‌دهیم. رویکرد اصلی شناسایی محل‌های است که اطلاعات مورد نیاز خود را در آنجا جستجو کنید. این کار چشمان شما را قادر می‌‌سازد به جای پرسه زدن در تمام کتاب مستقیماً به محل صحیح برود.

۱- چگونه روزنامه ها و مجلات را سریعتر بخوانید:
در مورد مجلات ابتدا همیشه فهرست مطلب را نگاه کنید و مقالاتی را شناسای کنید که با هدف شما از مطالعه سنخیت دارد. با از این شاخه به آن شاخه پریدن وقت خود را تلف نکنید بلکه مستقیماً به مطلب مورد نیاز خود بپردازید.

یک راه مناسب برای خواندن اینگونه مطالب بریدن مقالات مورد نظر و بایگانی آنها در پوشه‌های مختلف است. با جمع‌آوری مقالات از منابع مختلف در مورد هر سر فصل اطلاعات بیشتر و دیدگاه‌های جدیدتری نسبت به هر کدام از مطالب انتخاب شده بدست خواهید آورد با همراه داشتن یکی دو تا از این پوشه‌ها در «زمانهای مرده» نظیر مسافرت با هواپیما یا قطار آنها را مطالعه کنید.

روزنامه ها ومجلات سه نوع مقاله دارند:
• مقالات سرگرم کننده: منظور از این گونه مقالات اطلاع‌رسانی و سرگرم کردن شماست.
• مقالات عقیدتی: این گونه مقالات درصددند که شما را تشویق کنند به طریق خاصی فکر یا عمل کنید.
• مقالات خبری: نوعاً این گونه مقالات محض را در بر می‌گیرد و نسبت به مقالات سرگرم کننده از مثالها و داستانها و تاریخچه موضوعات کمتر می‌‌نویسد.

۲- چگونه یاداشتهای اداری را سریعتر بخوانید:
اگر یاداشتهای داخل شرکت خود را بررسی کنید احتمالاً با ساختمان مشابهی روبرو می‌‌شوید: اطلاعات اصلی از قبیل منبع، موضوع و نیت که هر کدام در قسمت خاص خود قرار می‌گیرند.

• با نگاه دقیق مستقیم و فوری به آن بخشهای یادداشت در وقت صرفه‌جویی کنید. به ندرت لازم است که تمام نامه‌ها را بخوانید.
• زمانی که یک دسته یادداشت داخلی را می‌‌خوانید بنابر اولویتها آنها را مجزا کنید یادداشتهای مهم و اولویت‌دار را در سمت چپ و بقیه را در سمت راست قرار دهید.

۳- چگونه گزارشهای شرکت را سریعتر بخوانید:
• با حصول دید کلی شروع کنید تا هم از قسمتهای مختلف آن و هم از چگونگی سازماندهی این بخشها با هم مطلع شوید.
• برای خود یک فهرست مطلب تهیه کنید ایده‌ها استدلال‌های اصلی را همراه با شماره صفحه آن یادداشت کنید.
• با توجه به اولویتهای شخصی خود مقالات را دسته‌بندی کنید. این ترتیب جدید ممکن است کاملاً با محتوای گزارش یاد شده که در اصل اولویت‌های نویسنده را بیان می‌‌کند متفاوت باشد.

• در نهایت به سرعت با توجه و دقت قسمتهای مربوطه را بخوانید همیشه مقصود خود را از خواندن هر مطلبی مدنظر داشته باشید.

۴- چگونه دفترچه راهنمای تخصصی را با سرعت بیشتری بخوانید:
• به منظره دفترچه راهنما پی ببرید. منظور مقاله معمولاً در قسمت روی ان آورده می‌‌شود. در چه شرایطی و برای چه چیزی بکار می‌‌رود؟
• مقالات را مرور کنید و ایده کلی آن را بدست آورید. ساختمان مقاله چگونه ریخته می‌‌شود؟ آیا در آن جدول‌ها یا تصاویر و مثال‌هایی که به فهم مقالات کمک کند وجود دارد؟
• با سرعت و دقت صفحات را ورق بزنید قسمتهای مختلف مقاله را بکاوید.

• توجه کنید آیا جزئیات خاصی وجود دارد که می‌‌باید از قبل در ذهن داشته باشید و به آنها آگاه باشید تا متن را بفهمید. برای مثال مخفف‌ها، اصطلاحات فنی، کدها شرکتی، تعاریف و امثال اینها. اگر چیزهای ناآشنایی در آن یافتید قبل از شروع به خواندن مقاله آنها را در ورق جداگانه‌ای بنویسید و معنی آنها را بدست آورید.

۵- چگونه اوراق، گزارشات و کتب فنی را سریع‌تر مطالعه کنید:
هفت عامل خواندن اینگونه مطالب را وقت‌گیرتر از سایر مطالب می‌‌کنند:
• حجم اطلاعات در آنها بالا است و زوائدی در آنها وجود دارد. این خصوصیات به سنگین شدن بار مغز می‌‌انجامد.
• میزان معینی آگاهی و دانسته درباره موضوع از قبل مورد نیاز است.
• مفاهیم می‌توانند پیچیده باشند و تفکر دقیقی لازم دارند.

• در آنها اصطلاحات فنی که به تفسیرهای دقیقی نیاز دارد بکار رفته است.
• غالباً شیوه آنها مطّول‌نویسی است و موضوعات آن ضعیف سازماندهی شده‌اند.
• احتمالاً در اندازه‌های کوچک چاپ می‌‌شوند و اطلاعات آنها در جملات طولانی و پاراگرف‌های خسته کننده ارائه می‌‌شوند.
• طرحها، تصاویر، نمودارها و فرمول‌ها اغلب در قسمت‌های خارج از موضوع توضیح داده شده قرار دارد.

چگونه آنها را بخوانیم:
مانند قبل با تعریف منظور خود را از خواندن آنها شروع کنید.
• من از خواندن این کتاب چه چیزی می‌‌خواهم یا لازم است بدست آورم.
• چه سطحی از درک مطلب برای این منظور لازم است؟
• آیا خواندن آن در سطح فهم و معلومات من است؟

• نویسنده به چه افراد معتبری در گزارش استناد کرده است؟
همچنین سری هم به مقدمه یا پیشگفتار بزنید. بسیاری از خوانندگان به علت باور اشتباه سریعتر خواندن و جلو رفتن در کتاب از این قسمت‌ها می‌‌گذرند. در حالی که بسیاری از نویسندگان منظور اصلی کتاب خود یا نتیجه اصلی گزارش را در این مقدمات بازگو می‌‌کنند همیشه باید آنها را خواند.
سپس اولین پارگراف را در هر فصل یا قسمت گزارش بخوانید.

در این مرحله سعی نکنید که تندخوانی کنید. به جای آن سعی کنید که زیر و روی کتاب را بکاوید. زمانی که این گونه عمل کردید در مورد آنچه خوانده‌اید فکر کنید.
هر جا که لازم است مطالب را اولویت بندی کنید و به همان ترتیب بخوانید.
پس از خواندن قسمتی از کتاب یا گزارش کمی‌‌ صبر کنید و دربر موضوعات آن فکر کنید.
• ایده ها و اطلاعات جدید را به آنچه که قبلاً در رابطه با موضوع می‌‌دانستید ربط دهید.
• زیر هر قسمتی که نیاز به مطالعه بیشتر دارد خط بکشید.
• کلمات ومفاهیم اصلی هر پاراگراف را برجسته کنید.

۶- چگونه با نامه های رسیده برخورد کنیم و آنها را سریعتر بخوانیم:
کسانی که در کار تجارت هستند در طول زندگی ممکن است حداقل پنجاه هزار نامه مستقیم اداری دریافت کنند که به «کاغذ پاره» نیز معروف‌اند. فرض کنید باز کردن و خواندن هر نامه شصت ثانیه طول بکشد حدود بیست هفته کاری یا پنج ماه از زندگیتان را صرف این کار خواهید کرد و به کار دیگری نمی‌‌پردازید.
در بسیاری از موارد احتمال اینکه یکی از ده نامه‌ای که دریافت می‌‌کنید نفع یا سود مشخصی برای شما داشته باشد بسیار کم است. در صورتی که فقط ده درصد آن را بخوانید وقت صرف شده به دو هفته کاهش می‌‌یابد.

• هنگام باز کردن نامه سطل زباله را در کنار خود داشته باشید تا بتوانید هر کدام را که نفعی برای شما ندارد مستقیماً در آن بریزید.
• هر کدام را فقط یکبار رسیدگی کنید تصمیم بگیرید که چه اقدامی‌‌ باید انجام دهید .
• هر زمان که امکان پذیر بود از طریق تلفن یا فاکس یا پست الکترونیکی پاسخ دهید.
• راه دیگر نوشتن اظهار نظر خود به طور خلاصه روی نامه اصلی و ارسال آن از طریق فاکس است.
چگونه در هنگام نوشتن در وقت صرفه جویی کنید:

بسیاری از مردم نوشتن هر چیزی طولانی‌تر از یک یادداشت خلاصه را کابوس شبانه و وقت تلف‌کن می‌‌یابند. آن‌ها در این کار مسامحه می‌‌کنند یا به کاغذ سفید خیره می‌‌مانند و وقت را تلف می‌‌کنند. آنها مدتها نا امیدانه برای تحریر افکارشان به دنبال لغات درست می‌‌گردند. راههای علمی‌ ‌وجود دارد که می‌‌تواند در آنچه که می‌‌خواهید تهیه کنید شما را به سرعت و کفایت برساند.

۱- آنچه را که می‌‌خواهید بگویید روشن بیان کنید
برای آنکه واضح بنویسید باید دلیل خاص تهیه کردن متن را در ذهن خود بپرورانید. این کار حوزه و محدوده نوشته شما را مشخص می‌‌کند و به شما این فرصت را می‌‌دهد که در موضوع دقیق شده نقطه نظر خود را در مورد آن بیان کنید. این موضوع ممکن است در مواردی صدق نکند، اما نقطه نظر شما هر چه روشن‌تر باشد امکان موفقیت سخنرانیتان بیشتر خواهد بود.

۲- رئوس مطالب را آماده کنید
بدون آن، سازمان موضوع به خطر می‌‌افتد. وجود رئوس مطالب شما را مقید می‌‌سازد که افکارتان را دنبال کنید و همواره در مسیر قرار داشته باشید.
• با مقدمه شروع کنید. اهداف و حوزه‌های را بیان کنید که قصد داشتید بیان کنید.
• بعداً، بدنه موضوع را نکته به نکته بپرورانید.

• سرانجام چنان نتیجه‌گیری کنید که متقاعدکننده و واضح باشد.
یکی از روشهای انجام دادن این کار نوشتن تعدادی عنوان و توضیحات و نکات مربوط به هر یک در زیر آنها است. این کار به شما این اجازه را می‌دهد که تمام نظام متن را با یک نگاه بنگرید و هشدار می‌دهد که آیا از مطلب اصلی پرت شده‌اید یا نه.

۳- شروع کنید و بنویسید
بسیاری از نویسندگان قبول دارند که مشکل‌ترین بخش نوشتن شروع کردن آن است. این کار حتی مشکل‌تر خواهد شد زمانی که بدانید که احتمالاً در برابر یک عده حضار مخالف دست به سخنرانی می‌‌زنید. در اینجا روشهای که شما را به حرکت در می‌آورد، آورده شده است:
• زمانی که اولین پیش‌نویس خود را می‌‌نویسید زیاد نگران نباشید که حتما صد در صد آن درست باشد. بهتر است اجازه دهید که ایده‌هایتان با سرعت بیرون بریزید حتی اگر چند جمله هم نامرتب باشند.

• داشتن سرعت ثابت در هنگام نوشتن به تداوم تراوشات فکری شما کمک می‌کند و باعث می‌‌شود که کلمات شما هنگام سخنرانی یا ادای آنها به صدای بلند به نظر طبیعی برسند.
• به محض اینکه ایده‌ها شروع به تراوش کرد هرگز برای خواندن مجدد آنچه که نوشته‌اید متوقف نشوید زیرا ممکن است سر چشمه ایده‌های شما خشک شود .
• اگر هنوز گیج هستید؟ به جای تلاش در نوشتن نظراتتان آن را برای یک دستگاه ضبط صوت با صدای بلند بگویید. بیان شفاهی ایده‌ها اغلب هر مانع خلاقیت را در هم می‌شکند.
• اگر متن یک سخنرانی را می‌‌نویسید در شروع آن کلماتی مثل «شما» و «مال شما» به کار ببرید. بدین ترتیب مخاطبان شما نیز می‌‌توانند رابطه‌ای بین نیازهایشان و آنچه که می‌‌گویید پیدا کنند.

حافظه ما اولین و آخرین کلمات را بهتر به ذهن می‌‌سپارد. قسمت میانی است که یادآوری آن مشکل‌تر است. روانشناسان به آن اثر «تقدم و تاخر» می‌‌گویند. اطمینان پیدا کنید که در همان ابتدا نکات ایده‌ها و استدلال‌های کلیدی را برجسته کنید سپس دوباره در انتها مختصراً به آنها بپردازید.
• از عباراتی که نکته‌ای به پیام شما اضافه نمی‌‌کند استفاده نکنید و آن را حذف کنید از قبیل:

۱- (نمی‌‌خواهم بگویم۰۰۰) پس چرا می‌‌گویید؟
۲- (نیاز نیست که مجدداً تکرار کنم که۰۰۰) چرا تکرار می‌کنید؟
بالاخره همیشه واقف باشید که موضوع متن هر چه باشد نکته مهم و کلیدی منطق و استخوان‌بندی آن است. خوانندگان باید قادر باشند توضیحات و استدلال‌های شما را تا حدی که طبیعت مطالب متن اجازه می‌‌دهد به سادگی و سرعت دنبال کنند.