فایل ورد کامل مقاله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها؛ بررسی علمی مدل‌سازی، بهینه‌سازی و کاربردهای سازمانی

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 فایل ورد کامل مقاله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها؛ بررسی علمی مدل‌سازی، بهینه‌سازی و کاربردهای سازمانی دارای ۷۸ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد فایل ورد کامل مقاله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها؛ بررسی علمی مدل‌سازی، بهینه‌سازی و کاربردهای سازمانی  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی فایل ورد کامل مقاله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها؛ بررسی علمی مدل‌سازی، بهینه‌سازی و کاربردهای سازمانی،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن فایل ورد کامل مقاله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها؛ بررسی علمی مدل‌سازی، بهینه‌سازی و کاربردهای سازمانی :

تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها

Systemتعاریفی از سیستم
۱)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.
۲)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که با انجام هر کدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام کلیه وظایف در سازمان کل هدف سازمان تامین می گردد.
۳)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

۴)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی که هر کدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد که هر کدام از این فعالیت ها دارای گردش کاری هستند که هر کدام از این گردش های کار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یک سیستم می رسیم.

۵ روش
عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.
شیوه

عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یک کار
۹فیفنر ولین :
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان.
• تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.
۱۰ آلن دیویس:
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی که هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشیدن به کلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.
• ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى کند.
۱۱ نورمن بریش:
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و کنترل کننده و هما هنگ کننده عملیات سازمان.
• تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى کند.
۱۲ چارلز هیکس:
تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و کامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن امور دفترى.
• کشف مسایل و مشکلات اداری در جهت بهبود وضع کل سازمان.
۱۳ تعریف کلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تکنیکى که مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یک از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق ع

لمی باشد تا بتوان با حل مشکلات کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.

۱۴ وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
۱)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل
۲)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها
۳)ارزیابى مدیریت

۴)تهیه دستورالعمل های کتبى و مدون
۵)تهیه و کنترل فرم ها
۶)سیستم بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها
۷)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم کار
۸)اندازه گیرى کار
۹)انتخاب وسایل اداری و دفترى
۱۰)تجزیه و تحلیل جا و مکان
۱۱)استقرار و پیاده کردن سیستم هاى جدید
۱۲)توسعه و تحقیق

۱۶
فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها کاملا منطبق با روش علمى است:
مراحل روش علمی تحقیق فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها
۱)طرح مسئله ۱ )تشخیص و بیان مشکل و تعیین حدود آن
۲)تهییه و تنظیم فرضیه ۲)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل
۳)جمع آورى اطلاعات ۳)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق
۴)طبقه بندى اطلاعات ۴)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق

۵)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی ۵)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید
۶)تعیین اعتبار و نقد فرضیه ۶)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت
۷)نتیجه گیرى و تهیه گزارش ۷)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى
۸)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه

۱۷
• مرحله یک:تشخیص و بیا ن مشکل و تعیین حدود آن
۱)تشخیص مشکل
۱ممکن است تجزیه و تحلیل کننده شخصا به وجود یک مشکل در سازمان پى ببرد.
۲گاهى مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر
خواسته مى شود به مشکل رسید گى کند
۳گاهى در حین بررسى به منظور ساده کردن کار در سازمان تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و اساسى تر مى شود.
۲)بیان مشکل ;آثار و علایم مشکلات علل مشکلات
۱اضافه کاری بیش از حد ۱کافى نبودن تسهیلات
۲افزایش استعفا و تمارض پرسنل ۲مناسب نبودن محل کار

۳گم شدن پرونده ها ۳نداشتن مدیریت متخصص
۴افزایش مداوم بودجه و هزینه ۴کافی نبودن تعداد پرسنل
۵فقدان صحیح مدیریت
۳)تعیین حدود مشکل
هر چه دامنه مشکل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشکل مطلوب تر است
مرحله ۲تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل
۱)عنوان طرح یا نام مشکل : بررسى وضع حقوق و
Xمزایای کارمندان اداره
۲)هدفها ى تجزیه و تحلیل : تجزیه و تحلیل میزان راندمان و کارایى

کارگران و کارمندان قسمت تحویل کار در xسازمان
۳)روش کار یا راههای بین هدف
۴)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت : بهبود یک روش ممکن است سبب کاهش ساعات کار یک کارمند یا کارگر شود

۲۰
۵)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل
۶)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح
• زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
• زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
• زمان لازم براى تهیه گزارش
• زمان لازم براى رفع مشکلات
• زمان لازم براى اجرا
۲۱
۷)هزینه اجراى طرح
• هزینه تکثیر اوراق
• هزینه تهیه کتب
• هزینه پرسنل
• هزینه وسایل و تجهیزات
۲۲
۸)تصویب طرح
طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی که تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه کننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.
۲۳
• مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات
۱)جمع آورى اطلاعات
• نمودار و راهنماى سازمان

• مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار
• مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان
• پرونده ها،اسناد،مدارک و فرمها
۲)ثبت اطلاعات
۲۴
• مرحله ۴ .تجزیه و تحلیل اطلاعات

در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:
۱ضرورى بودن سیستم یا روش
۲ نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش
۳امکان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش
۴مجرى یا مجریان سیستم یا روش
۵ابزار و وسیله انجام کار
۲۵
• مرحله ۵تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید
۱)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)
۲)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى
• ساده بودن
• مناسب بودن
• امکان پذیر بودن
• قابل قبول بودن

۲۶
۳)ارزیابى راه حل جدید
۱تهیه فرمى براى ارزیابى راه حل پیشنهادى
۲طبقه بندى نتایج مفید و غیر مفید با توجه به درجه اهمیت
۳انتخاب راه حلى که از نظر منابع و هزینه اسان تر،ارزآن تر و بهتر باشد.
۴ارایه راه حل هاى پیشنهادى به مدیران،مسئولان و مجریان آن
۲۷

• مرحله ۶تهیه و تنظیم گزارش نهایى وارایه پیشنهاد ها جهت تصویب نهایى
۱جلد گزارش
۲نامه ضمیمه گزارش
۳صفحه عنوان گزارش
۴فهرست مندرجات
۵هدف تجزیه وتحلیل
۶خلاصه نتایج و پیشنهادات
۷تشریح جزیات تجزیه و تحلیل
۸نتایج و پیشنهادات
۹گزارش نهایى
۱۰امضای گزارش نهایى
۲۸
• مرحله ۷اجرا و استقرار طرح پیشنهادى
۱)تعیین مسولیت ها
۲)آشنا کردن پرسنل از ماهیت طرح

۳)آموزش پرسنل
• آموزش در محل کار
• آموزش خارج از سازمان
• آموزش با استفاده از اجراى طرح آموزشى

۲۹
۴)تهیه برنامه اجرا

• نحوه استقرار طرح
• زمان استقرار طرح
• آمادگى سازمان براى استقرار فیزیکى طرح جدید
۵)اجرا
• نقش سرپرستان طرح اجرایى
• نقش تجزیه و تحلیل کننده
• نقش عوامل اجرایى
• دوره استقرار طرح جدید
• میزان هزینه اجرا
• نقش عامل انسانى در مرحله اجرا

۳۰
• مرحله ۸نظارت بر اجرا ى طرح و ارزیابی نتایج
۱)نظارت بر اجرا
• جلوگیری از بروز اشکالات اجرائى و رفع معایب سیستم جدید
• تجدید نظر در طرح پیشنهادی و رفع معایب سیستم جدید
• بهبود سیستم یا روش جدید
• کسب اطلاعات در مورد نحوه ی اجراى طرح به منظورتهیه گزارش نتیجه اجرای طرح براى مدیریت سازمان

۲)ارزیابى نتیجه
• هزینه
• تسهیلات و وسایل کار
• بازدید از طرز کار پرسنل
• بازگشت به سیستم یا روش قدیم
:
کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز

ره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .

با استفــاده از روش
نمــودار جریــان کــار
در دانشگاه علوم پزشکی تبریز
فروردین ماه سال ۸۶

صمد اقدام نیا
کارشناس امور اداری دانشگاه علوم پزشکی تبریز
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها
تکنیــک ها و فنـون سـاده کـردن کـار

مشـکل اساسـی اداره امـور سازمـان ها ایـن است که مدیران باید منابع چهارگانه پول ، نیروی انسانی ، مواد و تسهیلات را که غالباً محـدود و ناهماهنگ می باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری کنند . این عمل مستلـزم انجام دادن وظایفـی از قبیل : طرح ریـزی ، سازماندهی ، هدایت و رهبری ، هماهنگی و کنترل از طرف مدیران می باشد .

تکنیک ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مدیران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذکــور، در جهت تامین اهداف سازمــان بنمایند که تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمهاوروشها یکی از آنها بشمار می رود . که معلـول علتهای متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغییر در فلسفه مدیریت است .

در تاریخ کشور ایران ، کوروش پادشاه هخامنشی از کسانی بود که به توسعه و تکامل مدیریت کمک کرده است . عـلاوه بر نظریات کــوروش مبنی بر ضرورت طرح ریــزی ، تقسیــم کار بر مبنــای تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان یکی از نخستـین صاحب نظــران « مطالعــه در حرکات » ، « طـرح استفاده صحیح از جـا و مـکان » و « حمل مواد » ثبت شده است .

تکنیک « تجزیــه و تحلیل سیستـم ها و روش ها » برای شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوک آنان در گــروه ، از تئوریهای علوم انسانـی و اجتماعــی استفاده می کنـد ، و بــرای تخصیص صحیــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تامیـن هدفهای دستـگاه ، از تئوریهـای علم اقتصـاد یاری می جویــد ، همچنین اصول علوم فیزیکی و

ریاضیات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگی اجـزای تشکیل دهنـده سازمان ، بکار می بــرد . بعبارت دیگــر در تکنیک تجزیه و تحلیـل سیستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود یک روش خاص اکتفــا نمی شود ، بلکه بهبــود و اثــر تغییـر قسمتــی از یک سیستــم در مجموعــه آن سیستم ، مـورد بررسی قرار می گیرد .

• مطالعه و اندازه گیری دقیق زمان انجام هر جزء از کار .

ضرورت اعمال سرپرستی تخصصی در سازمان .

استاندارد و یکنواخت نمودن کلیه ابـزار و وسـایل و تشخیص بهترین شیوه در بکارگیری آنها .

تهیه و تنظیم دستورالعمل و راهنمای شرح وظایف و مشاغل برای کار کارکنان سازمان .

برقراری سیستم صحیح پرداخت متناسب با کیفیت کار .

اصــول پنجــگانه تیلــور

سیستــم:
واژه سیستـم با مفاهیـم بسیاری بکار برده می شــود مانند سیستم اقتصـادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری ، مکانیزه ( ماشینی ) و سیستم اطلاعات مدیریت و . . . در زبان فارسی نیز گاهی اوقات « سیستم » را بعنوان واژه ای متـرادف با کلمه های رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسی ) مورد استفاده قرار می دهند .

تعریف سیستم :
• سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یکدیگر که با اجرای روشهای مزبـور ، قسمتـی از هدف یک سازمـان تامیـن می شــود . سیستم کارگزینی ( پرسنلی ) یک سازمان از روش های استخـدام ، ترفیعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگی و غیـره تشکیل می شـود . اجرای این روش ها ، موجب اجرای سیستـم پرسنلـی سازمان می شـود و اجرای سیستـم مزبور ، به تامیـن قسمتی از هدف سازمان کمک می کند .

• یک سری وظایف وابسته به یکدیگر که با اجرای آنها ، قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد .

روش :
عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم ، انجام می شود . در هر روش ، نوع کار ، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند ، مراحلی که باید طی شود ، و شیوه هایی که باید بکار رود ، مشخص می شود . معمولاً روش انجام دادن هر کار به صورت کتبی تهیه و بعنوان مدرک رسمی در سازمان نگهداری می شود .

شیــوه یا متــد
شیـوه عبارت است از تشریـح جزئیـات و مراحـل انجـام دادن یک کار .

شیوه هر کار ، نحوه انجام دادن عملیات یا مراحـل انجـام دادن آن کار را مشخص می کند .

کار و عمل خاصی است که برای انجام شدن هر بخش از روش ، ضرورت دارد .

چنـد شیـوه وابسته به یکدیگر ، تشکیـل یک « روش » را می- دهد و چند روش پیوسته به هم یک « سیستم » را بوجود می آورد .

سیستم
پرسنلی
روش
استخدام
روش
ارتقا
روش
بازنشستگی
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
مصاحبه
گزینش
تحقیق
جذب

فرآینــد
عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود .
در تجزیه و تحلیل سیستم که از روش نمودار جریان کار استفاده شود ، فرآیند را حسب مورد می توان معادل روش یا شیوه در نظر گرفت .
عبارت است از آن دستــه از روش هایی که با همدیگــر انجـام
می گیــرد و حاصــل آن خدمتــی است که از نظر مشتـری دارای
ارزش است.

انــواع روشهــا :
روشهای عمومی : روشهایی هستند که در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج می باشد مثل روش کارگزینی ، حسابداری

روشهای اختصاصی : روشهایی هستند که اختصاصاً در یک دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظایف اصلی و تخصصی همان دستگاه مورد اجراء می باشد . مانند روش پذیرش مریض در بیمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .

روشهای مشترک : روشهایی هستند که برای انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان های مختلف هر یک عهده دار اجرای مراحلـی از روش مورد نظر می باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع .

تعریف تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها
• عبارت است از مطالعــه و بررســی به منظور بهبــود بخشیدن به سیستمهای خدماتی ( سرویس دهنده ) ، کنترل کننده و هماهنگ کننده عملیات یک سازمان .

تجزیه و تحلیل عبارت است از بررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان .
تکنیکــی که مدیـران را از وجـود مسائل و مشکـلات موجـود در سازمان ، آگاه می سـازد و با بررسیهای منظمی ، راه حـل های مناسبی برای رفـع هر یک از آنها ، ارائه می دهـد . این بررسیها باید مبتنـی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشکلات و رفع آنها ، کارآئی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود .

شناخت جنبه های مختلف سیستم ، چگونگــی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین آنها به منظور دستیابی به مبنایــی جهت طراحــی و اجـرای یک سیستم مناسبتر است .
در یک سازمان ، سیستـم را مجموعه ای از روش ها نیز تعریف کرده اند ، روشهایی که به یکدیگــر وابسته اند و با اجــرای آنها ، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد . روشها نیز به نوبه خود ، مجموعه ای از شیوه های گوناگـون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدف های نهائی دست یافت .

آثار علائم مشکلات موجود در سیستم ها و روشها
اضافه کاری بیش از حد .
افزایش بیش از حد استعفا و تعارض پرسنل .
وجود اشتباهات مداوم و بیش از حد در امور گوناگون .
مفقود شدن پرونده ها ، مدارک و نامه ها .

افزایش مداوم بودجه و هزینه ها .
تاخیر در ارسال پاسخ نامه ها و سایر موارد
مساعد نبودن روحیه پرسنل و عدم دلبستگی آنان نسبت به سازمان .

طولانی بودن مسیر انجام کار و یا تعدد مراحل کار .
فقدان مدیریت صحیح .
درخواست بیش از حد برای استخدام پرسنل از طرف روساء .
کافی نبودن تسهیلات و وسایل کار و نامناسب بودن محل کار و ساختمان .
عدم وجود تخصصهای لازم و قدیمی بودن سیستم های مورد عمل .
نامناسب بودن محتوی و شکل فرم ها .
مشخص نبودن میزان مسئولیتها و حدود اختیارات و عدم وجود مدیران
متخصص .

ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها
تجزیه و تحلیل سیستم ها می توانـد بعنوان ابـزار مفیدی در دست مدیــران عمل کند و پاسخگــوی نیازهای آنی و آتی سازمـان در این زمینه باشـد ، با استفاده از تجزیــه و تحلیل ، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجــدد قرار دهد و تغییــرات مناسب را در آنها ایجاد کند .

بازدهــی و راندمان هر دستــگاه را معمولاً به دو گونه
می توان افزایش داد .

الف ) تشویق و تحریک افراد به کار کردن با سرعت زیادتر .

ب ) ساده کردن و بهبود بخشیدن به روشهای کار .
نظر به اینکه سرعت کار اشخاص را تنها تا حد مشخص می توان افزایش داد ، با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها می توان کارها را ساده کرد و بدین ترتیب به افزایش کارآئی سازمان
کمک نمود .

هدف های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
• تقسیم کار میان کارمندان و کارکنان سازمان بر مبنای صحیح و منطقی .
• استقرار مناسبترین سیستم ها ، روشها و شیوه ها ( متدها ) در سازمان .
• تهیه اطلاعات دقیق ، صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم .
• استاندارد و یکنواخت کردن کلیه عملیات سازمان .
• حذف کارهای غیرلازم .
• حذف فعالیتهای ناهماهنگ و متناقض .
• جلوگیری از دوباره کاری .
• اعمال نظارت و سرپرستی مدیریت .

• ایجاد ترکیب سازمانی متناسب با احتیاجات سازمان .
• اعمال کنترل مداوم در مراحل انجام کار .

فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
• افزایش کارآئی سازمان .
• کاهش هزینه های عملیاتی و تاسیساتی .
• کاهش مصرف نیروی انسانی ، یا افزایش تولید یا خدمت با نیروی انسانی موجود .
• کوتاه کردن زمان انجام کارها و فعالیتهای سازمان و تسریع در تولید کالا یا عرضه آن .
• صرفه جوئی در وقت مدیران .
• فراهم کردن تسهیلات زیادتر برای مراجعه کنندگان و مشتریان .
• بهتر شدن روحیه کارکنان .
• کاهش حجم کارهای دفتری با حذف مدارک ، گزارش ها و فرمهای غیرلازم .
• کمک موثر به افزایش کارآئی و تسریع در انجام امور سازمان ، با استفاده صحیح از جا و مکان .
• امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن ، بوسیله تجزیه و تحلیل و بهبود بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها

برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها به منظور حل یک یا چند مشکل ، ممکن است به گونه های زیر اقدام شود :
• امکان دارد تجزیه و تحلیل کننده شخصاً بوجـود یک مشکل در سازمان پی ببرد .
• گاهی مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می گردد .
• گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده کردن کار در سازمان ، تجزیـه و تحلیل کننــده متوجه مشکل مهمتــر و اساسی تری می شود .

• تشخیص مشکل موجود از طریق کارکنان سازمان .
• از طریق تشخیص ، پیشنهاد یا شکایت ارباب رجوع .

تحلیل گر سیستم کیست ؟
تحلیل گر سیستم ، کارشناس آموزش دیده ای است که می تواند سازمان را در برنامه ریـزی به منظور تغییرات از طریـق انجام دو وظیفه اساسی مـدد رساند : الف ) ارزیابی . ب ) همیاری . مراد از « ارزیابی » این است که تحلیل گر اعمال و روابط موجود در کار را بررســی و ارزیابی می کنــد . در مرحله « همیـاری » تحلیل گـر پیشنهادهای خاصــی را برای بهبود کارآئی ارائه می دهد. به این ترتیب ، تحلیل گر در مرحله نخست می کوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درک کند و در مرحلـه دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد .

ویژگی های تحلیل گر عبارتند از :
۱- هر یک از مراحل تجزیــه و تحلیل دشواریهای خاص خود را دارد . اگــر تحلیل گر علاقه کافی به کار خو داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام می دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید .
۲- تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه که هست ، شک کند و در مسیر آنچــه که باید باشد ، پیش برود و بدنبال

کشف واقعیتها باشد و در راه حصـول به بهترین ها از خود ، خلاقیت و نوآوری نشان دهد .
۳- تحلیل گرموظف است اجــزای سیستم را مرتبط با یکدیگــر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (یعنــی به صورت یک کل متشــکل و هماهنگ ) و نه این که فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد .

۴- تحلیل گر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد . تغییرات مطلوب زمانـیی ، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل ، نسبت به شناخت علل اصلی بوجود آورنده مشکل ، اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلائی ، ارائه دهد .
۶- تحلیل گر بایستی واقعیات را درنظر گرفته و بی طرفـی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد .
۷- تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
۸- تحلیل گر باید صبور باشد ، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکلات ، صبر و شکیبائی ضرورت دارد .

جمـع آوری و ثبت اطـلاعات و حقایـق
بررسی یک سیستم به منظـور پیدا کردن معایب و مشکلات موجود ، یا مطالعه یک روش برای ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائی کامل با سیستم یا روش مـورد نظر می باشد و این امـر تنها از طریق جمـع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق امکانپذیر خواهد بود .

در مرحلـه جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد ، نه معلول .
مناسبترین روشی که می توان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن بدست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام می دهد ، سوال شود که آیا می تواند وظیفه خـود را به روشی بهتر انجام دهد ، یا اینکه به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد .