فایل ورد کامل مقاله کلیات مدیریت؛ تحلیل علمی اصول، وظایف و نقش مدیریت در سازمان‌های مدرن

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 فایل ورد کامل مقاله کلیات مدیریت؛ تحلیل علمی اصول، وظایف و نقش مدیریت در سازمان‌های مدرن دارای ۸۰ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد فایل ورد کامل مقاله کلیات مدیریت؛ تحلیل علمی اصول، وظایف و نقش مدیریت در سازمان‌های مدرن  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی فایل ورد کامل مقاله کلیات مدیریت؛ تحلیل علمی اصول، وظایف و نقش مدیریت در سازمان‌های مدرن،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن فایل ورد کامل مقاله کلیات مدیریت؛ تحلیل علمی اصول، وظایف و نقش مدیریت در سازمان‌های مدرن :

کلیات مدیریت

فهرست منابع و مأخذ:
۱) سازمان و مدیریت (آقای دکتر علی محمد اقتداری)
۲) مدیریت روابط انسانی و روابط کار (آقای دکتر ناصر میرسپاسی)
۳) اصول و مبانی مدیریت (دکتر عبدا…جاسبی)
۴) تئوریها و اصول مدیریت (دکتر علیرضا امیر کبیری)

۵) سازماندهی پنج الگوی سازگار (هنری مینتربرگ، ترجمه آقایان وزیری سابقی و فقیهی)
۶)‌ اصول مدیریت (دکتر علی رضائیان)
۷) مدیریت رفتاری سازمانی (پاول هرسی و کنت ایلچ بلانچارد، ترجمه دکتر قاسم کبیری)
۸) مدیریت اسلامی (محمد حسن نبوی)

۹) اصول مدیریت (لئونارد کازمایر، ترجمه دکتر اصغر زمردیان و آرمن مهروژان)
۱۰) مدیریت مالی (ریمودندپی نوو، ترجمه و اقتباس دکتر جهانخانی و دکتر پارسائیان)
۱۱) مدیریت تولید (دکتر مهدی الوانی و مهندس نصرا… میر رفیعی)
۱۲) مدیریت فرهنگ سازمان (دکتر ناصر میرسپاسی و پریچهر معتمد گرجی)
۱۳) رفتار سازمانی (فردلوتانز، ترجمه غلامعلی سرمدی)
۱۴) مدیریت عمومی (سید مهدی الوانی)

۱۵) شبکه مدیریت (رابرت بلیک، ترجمه محمود توتونچیان)
۱۶)‌ روان شناسی مدیریت (ادگاردشاین،‌ ترجمه ابوالفضل صادقپور و حبیب بهزادی)
۱۷) سیر اندیشه اداری و مبانی علوم اداری (علی رضا بشارت)
۱۸) مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه در بخش دولتی (جرج موریسی، ترجمه سید مهدی الوانی و فریده معتمدی)
۱۹) دوره‌عمر سازمان (ایساک ادیزس، ترجمه کاوه محمد سیروس)
۲۰) مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی (شیمون ال دولان و شولد راندال اس، ترجمه محمد علی طوسی و محمد صائبی)
۲۱) تئوریهای میدریت و مدلهای سامان (منوچهر کیا)

۲۲) مکاتب مدیریت استراتژیک (ناصر میر سپاسی)
۲۳) قابلیت انعطاف در ساختار منابع انسانی (ناصر میر سپاسی)
۲۴) رفتار در سازمانها (دیویس و نیوسترام جی)
۲۵) تئوری سازمان و طراحی ساختار (ریچاردال دفت، ترجمه علی پارسیان و سید محمد اعرابی)
۲۶)‌ اصول مدیریت (کونتز، ترجمه محمد علی طوسی)
۲۷) اصول مدیریت (هاینز، ترجمه سید امین ا… علوی) – اصول مدیریت (سیریل، ترجمه اکبر مهدویان)

مقدمه و نحوه تحقیق:
بعد از گذشت مدت زمان کوتاه، و حضور تازه در دانشگاه درخواستی از سوی اساتید محترم مبنی بر ارائه تحقیق مطرح گردید. و با توجه به تازه کار بودن این گروه نحوه گردآوری تحقیق مشکل بود. اما راهنمایی‌ها ی استاد محترم جناب آقای دکتر سنایی که بخش عمده این فعالیت گروهی را مرهون زحمات ایشان می‌دانیم،‌ باعث شد که مراحل تحقیق آسان‌تر جلوه کند.

اما در مرحله بعدی که همان جمع‌آوری منابع بود با مشکلات متعددی روبه‌رو شدیم که باز از سوی جناب آقای دکتر سنائی مرفع گردید. اما از آنجا که جمع‌آوری منابع در فرصت کوتاه توسط یک فرد سخت بوده و کاملاً ممکن نبود، این تحقیق را گروهی به مرحله اجرا رساندیم. در راه جمع‌آوری منابع گروه کوتاهی نکرده و در این زمان از اساتید، مدیران و افراد دارای تجربه در راه مدیریت نیز بهره جسته و از نظرات آنان در امر سازمان و سازماندهی استفاده برده‌ایم.

مجدداً از استاد گرامی، آقای دکتر سنائی کمال تشکر را داریم که گردآوری این تحقیق را محقق ساختن در آخر نیز از آقای مهندس ابوالفضل نوفلاح که در جمع‌آوری منابع و نحوه تهیه و تنظیم این تحقیق گروه را یاری کردند کمال قدردانی را داریم.
با تشکر
حمید نوفلاح
مونا عسکرزاده
مهدیه زمانیها
علیرضا نانکلی

مقدمه:
قبل از شروع بحث مورد نظر یعنی سازماندهی کمی در مورد نظریه‌های مدیریت صحبت خواهیم کرد تا با مقدمات مکاتب مدیریت آشنا شده و در مورد سازمان و سازماندهی بیشتر صحبت کنیم.

مکتب‌ها و تئوریهای مدیریت:
گرچه مدیریت به مفهوم کلی آن سابقه‌ای به قدمت زندگی اجتماعی انسان و حتی بیشتر از آن را دارد، اما آنچه که به نام دانش مدیریت برای مدیریت سازمانها و مؤسسات، بخصوص مؤسسات انتفاعی تکامل پیدا کرده است، مربوط به اواخر قرن نوزدهم و عمدتاُ قرن بیستم است.

تا قبل از قرن بیستم سازمان‌ها در مقیاس کوچک و با استفاده از روش‌های ساده اداره می‌شدند و هنوز پیچیدگی امروز را به خود پیدا نکرده بودند؛ در حالی که امروز مدیریت‌ها با مسائل گوناگونی همچون جمعیت فزاینده، رکورد، آگاه

ی اجتماعی، کمبود منابع بخصوص منابع انرژی، تورم، تأمین رفاه، رقابت و نظایر آن روبرو هستند.
رعایت همه این مسائل،‌ همراه با بزرگ شدن نسبی سازمان‌ها و پیشرفت تکنولوژی و استفاده از علوم ریاضیات، اقتصاد و کامپیوتر پیچیدگی مدیریت را بیشتر کرده است.

پیشرفت مدیریت تا انقلاب صنعتی، هماهنگ و محسوس نبود. در سال ۱۷۷۶، آدام اسمیت (A.Smith) با اطلاعاتی که از کارخانه سنجاق سازی بدست آورده بود محسنات تقسیم کار را اعلام کرد که خود گامی در جهت سازمان و سازماندهی و مدیریت بود. البته قبل از آدام اسمیت نیز در زمینه مدیریت، در برخی کشورها روش‌هایی آزمایش شده بود. مثل روشی که در «کارخانه کشتی سازی ونیز» در ایتالیا در قرن پانزدهم به کار گرفته شد یعنی روش «خط زنجیر» (Assembly line) که در آن قطعات برای ساختن کشتی، با نظم پشت سر یکدیگر قرار می‌گرفتند.

در سال ۱۸۳۲ چارلرز بابیچ (Ch.Babich) ریاضی‌دان انگلیسی و سازنده ماشین حساب مقاله‌ای به نام «درباره اقتصاد ماشین‌ها و کارخانه» در زمینه تولید نوشت. بابیچ در این مقاله برای اولین بار موضوع اختلاف در مهارت و نقش آن در تعیین دستمزد و نیز مفاهیمی از مهندسی صنعتی را به بحث گذاشت. به اعتقاد چارلز بیرد (Ch.Bird) نوشته‌های بابیچ مبنای کارها و مطالعات تیلور برای تدوین مدیریت علمی قرار گرفت.

مطالب و مقالات در مورد مدیریت آنقدر زیاد بوده است که هارولدکونت (.H.Koontz) در سال ۱۹۶۱ مقاله‌ای به نام «جنگل تئوری مدیریت» نوشت و اظهار داشت که در این جنگل اگر نخواهیم گم شویم به راهنما نیاز داریم.
آیا همیشه این درهم ریختگی خواهد بود؟ یا اینکه تکوین و تکامل آنها به پیدایش یک تئوری مدیریت واحد منجر خواهد شد؟ آنچه می‌توان اظهار داشت این است که می‌توان در میان انبوه کتب و مقالاتی که در زمینه مدیریت و تحقیق عملیات نوشته شده است؛ خطوط، مفاهیم و گرایشات کلی

را که معمولاً به شکل یک مکتب فکری در دانش مدیریت عرض اندام کرده‌اند،‌ استخراج و تدوین کرد.
این گرایشات، در کتب مربوط به مدیریت در چند مکتب فکری خلاصه شده است که تعداد آن مختلف و گاهی تا پنج مکتب را در بر می‌گیرد. ولی در یک تقسیم بندی روشن و مشخص،‌سه مکتب

اساسی را می‌توان نام برد و تمامی روش‌ها،‌ اصول و گرایشات را در آن‌ها جای داد که عبارتند از: مکتب کلاسیک یا سنتی، مکتب نئوکلاسیک یا روابط انسانی، مکتب نوین مدیریت یا مکتب مبتنی بر تئوریهای سیستمها.

مکتب کلاسیک:
در اوایل قرن بیستم، نتایج انقلاب صنعتی که در حدود سال ۱۷۹۰ آغاز گردیده بود بتدریج بثمر رسید. یکی از مشخصات بارز انقلاب صنعتی ماشینی کردن تولید بود که زندگی اجتماعی،‌ سیاسی و اقتصادی جوامع صنفی اروپا و آمریکا را دگرگون ساخت. برخی از آثار و عواقب انقلاب مزبور را می‌توان بشرح زیر خلاصه نمود:
۱) رشد صنایع و توسعه بازرگانی؛

۲) گسترش شهرنشینی و ازدیاد جمعیت شهرها؛
۳) تولید انبوهی و توسعه بازار فروش در نتیجه ازدیاد مصرف؛
۴) پیشرفت تکنولوژی و استفاده از نتایج تحقیقات علمی در صنایع؛
هر یک از دانشمندان وابسته به این مکتب، فردگرایی یا رفتار عقلائی سازمان را از زاویه و دیدگاه خاصی تجزیه و تحلیل می‌کنند. معذلک در مکتب کلاسیک یا سنتی توجه دانشمندان صرفا به کالبد (Anatomy) یا ساخت و ترکیب سازمان رسمی (Structure) معطوف

گردیده و به رفتار فردی یا گروهی سیستم اجتماعی سازمان عنایتی مبذول نگردیده است.
به علت طولانی شدن سخن و مقدمه می‌توان فقط به دو نظریه و دیدگاه آن هم فقط در حد معرفی اشاره کرد و مطالعه آن را به عهده علاقه مندان می‌سپاریم و آن هم بروکراسی وبر و تخصص گرایی فایول اشاره می‌کنیم. (کتاب سازمان و مدیریت / صفحه ۶ تا ۹).

نئوکلاسیک و نوعدوستی صنعتی:
تا ربع دوم قرن بیستم، نظریه‌های کلاسیک و بویژه اصول عقاید تیلور در مدیریت سازمانهای دولتی و خصوصی اروپا و آمریکا نقشی قاطع داشت. اما طولی نکشید که نهضت رفتارگرایی (Behavioral Approach) یا اصول روابط انسانی در آمریکا تحت رهبری التون مایو (Elton Mayo) شروع شد. با توجه به کثرت مطالعات و بررسی‌های مختلفی در این زمینه بعمل آمده است،‌ خلاصه کردن نظریه‌های مکتب رفتارگرایی کار دشواری است. در نوشته‌های جدید، نظریه‌های مزبور تحت عنوان «نظریه‌های نئوکلاسیک» مورد بحث واقع شده است.

بنظر پیروان مکتب رفتارگرایی، مفروضات کلاسیکها درباره چگونگی رفتار کارکنان در سازمان رسمی بسیار ساده و خارج از واقعیات عینی است، و بهمین دلیل کاربرد نظریه‌های کلاسیک در سازمان‌های وسیع امروزی محدود است. بعبارت دیگر، کلاسیکها فرد را «انسان اقتصادی» فرض می‌کردند که صرفاً تحت تأثیر انگیزه‌های مادی قرار می‌گیرد، و بدین ترتیب بنظر آنان فرضیات منطق اقتصادی در مورد انگیزش و توجیه رفتار فرد در سازمان‌ها کافی است،‌ در حالی که پیروان مکتب رفتارگرایی با استفاده از علوم رفتاری (مانند روانشناسی، جامعه شناسی، مردم شناسی و سایر رشته‌های علوم اجتماعی) در مقیاس وسیع نشان دادند که موضوع انگیزش افراد بشر امر پیچیده‌ای است که تنها با تحقیق از دیدگاه علوم رفتاری قابل درک است، و از اینرو بررسی عوامل مختلفی که در چگونگی رفتار سازمانی افراد مؤثر است برای پی بردن به علل قلت بازدهی کار آنان بسیار مهم است و تنها بدینوسیله است که می‌توان در کشف علل قلت بازدهی و برطرف کردن آنها از طریق انگیزش، کارآئی سازمانی را بالا برد. بدین ترتیب،‌ بررسی سازمان در چهارچوب علوم رفتاری، موجب شد که ابعاد تازه‌ای به تئوری، مفاهیم و متودولوژی تحقیق در بررسی‌های سازمانی افزوده شود.
این رویداد مهم، بنام نتایج تحقیقات هاثورن (Hawthorne) در بررسی سازمان‌ها راهگشای شروع یک جریان فکری کاملاً نوین گشت. این مسیر در ابتدا بصورت روی‌آوری مناسبات بشری (Human Relations Apporach) سپس بصورت مدیریت منابع انسانی (Human Resorce Management) و امروزه بصورت رفتار در سازمان‌ها و یا رفتار سازمانی (Organizational Behavior) ادامه یافته و بنا به اعتبار اساسی جریان فکری است که انسان رفتار و شاغلین سازمانی را مبنی قرار داده است.

مکتب نوین مدیریت یا مکتب مبنی بر تئوریهای سیستمها:
از سال‌های جنگ جهانی دوم در زمینه‌های بررسی و مدیریتی نظریه نوینی گسترش و حاکمیت خود را آ‎غاز نمود. این اندیشه نوین به نام «نگرش سیستمی» (System Apporach) از «تئوری عمومی سیستم» که زیست شناسی بنام «ون برتالنفی» (Von Bertalanffy) آغازگر آن در سالهای ۱۹۲۰ میلادی می‌باشد ناشی می‌گردد. نظریه سیستم (تئوری سیستم) بیش از یک اصل علمی، یک طرز فکر، یک روش، یک روی‌آوری است که در بررسی و تحلیل رویدادها،‌ وضعیتها و

توسعه و پیشرفتهای مشخص بکار برده شود. هدف یک چنین روی‌آوری، تجزیه و تحلیل واحدها بعنوان سیستمی که در آنها رویدادهای مدیریتی در جریان است، بررسی روابط مابین واحدها رویدادهای مدیریتی و ماهیت این روابط، تحقیق درباره اثرات پیشرفت در یک واحد خاص بر روی

واحدهای دیگر، و بطور خلاصه تحقیق و بررسی رویدادهای مدیریتی در رابطه با وقایع دیگر و شرایط محیط خارجی می‌باشد. در این مکتب سیستم را اینگونه تعریف می‌کنند:
۱) فرهنگ و بستر، سیستم را چنین تعری

ف می‌کند: سیستم مجموعه‌ای است که از چندین جزء وابسته به یکدیگر تشکیل یافته است.
۲) برتالنفی: سیستم را مجموعه‌ای از واحدهای مرتبط به یکدیگر تعریف می‌کند.
۳) جانسون، کست و رازنزویگ «Rosenzweig» می‌گویند: سیستم عبارت است از آرایش منظم اجزا و عناصر که به منظور تأمین یک هدف به برنامه، طراحی شده است.
۴) رابرت جی ماکلر «Robert.J.Makler» سیستم را به عنوان یک گروه‌بند

ی منظم عناصر مجزا و در عین حال مرتبط به یکدیگر به منظور تأمین هدف‌های از پیش تعیین شده تعریف می‌کند.
بحث مکاتب مدیریت طولانی بوده و منابع بسیاری در این مورد موجود خواهد بود و از آنجا که بحث ما در مورد سازماندهی و سازمان می‌باشد، به ارائه بیشتر آن نمی‌پردازیم.

«سازمان و سازماندهی»
سازمان وسیله‌ای است برای ترکیب منابع انسانی و مادی جهت تولید و توزیع کالاها و خدمات. عناصر ضروری سازمان عبارتند از مهارت‌ها و ارزش‌های انسانی، منابع مادی و تکنولوژی، مدیریت به همان عامل انسانی اطلاق می‌شود که چرخه‌های سازمان را به گردش در می‌آورد و مسیر آنرا تعیین می‌کند. مدیر در کالبد سازمان روح می‌دهد و ارزش‌های انسانی و مهارت‌های اداری را بنحوی درهم می‌آمیزد که با حفظ تعادل لازم بین ت

خصص (تقسیم کار) و هماهنگی، تحقیق هدف‌های مطلوب به بهترین وجه امکان پذیر شود.
سازماندهی: چنانچه عملیات دستگاه بقدری توسعه یابد که بخدمات بیش از یک نفر احتیاج باشد، تشکیل سازمان ضرورت پیدا می‌کند، زیرا در اینصورت لازم است وظایف متعدد به افراد مختلف محول شود و مساعی آنان بمنظور تأمین هدف مشترک هماهنگ گردد. پس از توسعه عملیات، واحدهای متعدد سازمانی در طبقات مختلف سازمان ایجاد و به هر یک مأموریت خاصی محول می‌شود.

بدین ترتیب، تشکیل سازمان مستلزم تقسیم کار و طبقه‌بندی وظایف و تفویض اختیار است. بعلاوه سازمان در وهله اول از افرادی تشکیل می‌شود که تمایلات و نیازمندی‌های متعددی دارند. ارضا تمایلات و نیازمندیهای مزبور تأمین هدف‌های رسمی سازمان را تسهیل می‌کند. بدین جهت علاوه بر تشکیلات رسمی، مدیران دستگاه باید سیستم اجتماعی سازمان را بنحوی تنظیم کنند که منطبق با نیازمندیهای روانی و اجتماعی کارمندان باشد.

تعریف سازمان از دیدگاه‌های مختلف:
تعاریف مختلفی درباره سازمان در کتابها و مقالات مربوط به مدیریت درج شده است که تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم:
۱) ربرت پرستاس (R.Presthus): سازمان‌ها عبارتند از سیستم‌های اجتماعی بزرگ و پایداری که فعالیت‌های اعضای آنها برای رسیدن به هدف‌های محدود و مشخص هماهنگ شده است.
۲) تالکت پارسنز (Talcott parsons) در کتاب Structure and process in modern societies می‌گوید: سازمان رسمی، سیستمی از فعالیتها یا نیروهای دو یا چند نفر است که این فعالیت‌ها یا نیروها با آگاهی هماهنگ شده است.

۳) مک بلوپتر (M. Blau peter) در کتاب (The sociology of organizations) نیز می‌گوید: یک سازمان عبارت از سیستمی است برای تحرک و هماهنگی کوششهای مختلف گروه‌ها (معمولاً گروه‌های تخصصی) به منظور دست یافتن به هدف‌های مشترک.

۴) لیونیگستن نیز می‌گوید که: سازمان عبارت است از جریان تجزیه و تحلیل و بررسی ترکیب واحدها، مطالعات احتیاجات و هدف‌ها و کیفیت ارتباط این امور با یکدیگر بر اثر محرکهای خارجی.
این تعاریف فقط ۴ تعریف از ۱۴ تعریف آمده در کتاب اصول و مبانی مدیریت نوشته دکتر عبدا… جاسبی است. حال تصور کل تعاریف را داشته باشید. دریایی از تعریف !!!

توسعه و تکامل اشکال مختلف زندگی در جوامع انسانی، سازمان‌های متنوع و متعددی را بوجود آورده است. توسعه نیازمندیهای متعددی که منشأ آن تکامل و تغییر شکل زندگی انسان در جوامع مختلف می‌باشد، بر اهمیت سازمان افزوده است. تنوع و تعدد وظایف سازمان ایجاب می‌کند که طبق اصول و موازینی تشکیل گردد.

سازمانهای موجود در هر کشور هدفهای مختلف دارند، چنانچه هدف مؤسسات نظامی با مقاصد دانشگاه یا فروشگاه و مؤسسات تولیدی تفاوت محسوس دارد. لیکن آنچه در کلیه سازمانهای انسانی مشاهده می‌شود و به اصطلاح وجه مشترک جمیع آنها محسوب می‌گردد، اجتماع یکدسته از افراد است که بطور دسته جمعی تحت رهبری سلسله مراتب سازمانی با امکانات محدود بمنظور تحقق مقاصد خاصی همکاری می‌کنند.

نخست به شرح اموری می‌پردازیم که انجام آن برای تشکیل هر سازمانی ضروری است. برای تشکیل هر سازمانی سه عامل صورت می‌گیرد:
۱) تقسیم کار: برای همکاری مؤثر دسته جمعی باید مجموع وظایفی که اجرای آن برای نیل بهدف یعنی لازم است بنحوی با رعایت امکانات هماهنگی و کنترل بین افراد و واحدهای مختلف سازمانی تقسیم می‌گردد که از تکرار یا تداخل وظایف جلوگیری شود. بنابراین لازمه تشکیل سازمان در درجه اول تقسیم کار و طبقه‌بندی وظایف است.
۲) اختیار و مسئولیت: همکاری دسته جمعی بمنظور تأمین هدف‌های مشترک بناچار باید تحت رهبری سلسله مراتب سازمان انجام یابد، زیرا در غیر اینصورت هرج و مرج و خودمختاری جای نظم و انضباط را می‌گیرد و تحقق هدفهای سازمان مشکل می‌شود. بدینجهت لازم که حدود اختیارات و مسئولیت‌های شاغل هر شغل معلوم و مشخص گردد.

۳) روابط: همکاری افراد در یک گروه متشکل بمنظور تأمین مقاصد معین مستلزم این است که روابط آنها با یکدیگر معلوم باشد. لازم نیست که این روابط همیشه تابع قاعده مختار و مرئوس قرار گیرد، ولی در همه حال مجاری ارتباطات باید معلوم و روشن باشد.
بر حسب عناصر مذکور در بالا، سازمان را می‌توان «عمل طبقه‌بندی وظایف، تفویض اختیار و تثبیت مسئولیت برای اجرای وظایف،‌ و تعیین روابط بمنظور همکاری مؤثر در انجام هدف‌های سازمان تعریف نمود». (لویس آلن Louis A.Allen) ]کتاب مدیریت و سازماندهی [Management and organiation

«سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی»
Formal Organization and Informal Organization

یکی از نتایجی که مطالعات هارثون و سپس تحقیق سایر محققان مکتب روابط انسانی به بارآورد، کشف وجود سازمان‌ها و گروه‌های غیر رسمی بود. برای توضیح آن ابتدا سازمان رسمی و سپس سازمان غیر رسمی را توضیح می‌دهیم.

سازمان رسمی:
«سازمان رسمی عبارت است از اختیارات مقالات و روابط بین آنها و کارکنان بر حسب مقررات و قواعد «وضع شده»
بدین ترتیب سلسله روابط بین مشاغل و مقالات سازمانها برای دستیابی به هدف مشخص که بر اساس طرح و نقشه قبلی برقرار می‌شود و حدود آن نیز بوسیله مقررات و یا بوسیله مدیران مشخص می‌گردد، سازمان رسمی نامیده می‌شود.

با این تعریف معلوم می‌گردد که در سازمانهای رسمی مشاغل و پستهای سازمانی تعریف می‌شوند و اختیارات و مسئولیتها در هر شغلی یا هر مقام، بصورت دقیق و مدون تنظیم و تشریح می‌گردد. اما از آنجا که حدود اختیارات و ارتباطات و همبستگی‌های سازمانی در سازمان رسمی، بصورت خشک و بی‌روح و به ترتیبی که مقررات و دستورالعملها تعیین کرده‌اند، در نظر گرفته شده است، این سازمان‌ها بیشتر به یک سازمان کاغذی تبدیل شده‌اند. در هر حال در سازمان رسمی این موارد روشن و مشخص است:
۱) اختیارات و قدرت سازمانی هر مقام؛

۲) نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آنها؛
۳) کیفیت سلسله ارتباطات رسمی بین افراد؛
۴) حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل؛

سازمان غیر رسمی:
صاحب نظران دانش سازمان و مدیریت گفته‌اند که سازمانهای رسمی و بروکراتیک بدون توجه به روابط و سازمانهای غیر رسمی قادر به تحقق هدف‌های سازمان، بخصوص هدفهای انسانی آن نیستند.
همانطور که در توضیح مکتب روابط انسانی گفته شده است، مطالعات هارثون و سایر متخصصان مکتب روابط انسانی به کشف گروه‌ها و روابط غیر رسمی بین افراد یک سازمان منجر شد. وقتی که چند نفر در یک سازمان اجتماع کردند تماسهای مختلفی با هم پیدا می‌کنند که با روابط رسمی آنها تفاوت دارد و گاهی به هدف‌های سازمان مربوط نمی‌شود.

روابط شخصی اگرچه بدون شکل و نمودار سازمانی ایجاد می‌شود ولی به علت تکرار و استمرار و به خاطر ارتباط آن با انگیزه‌های درونی، بتدریج شکل و نظام خاصی بخود می‌گیرد تا حدی که سازمان و روابط رسمی را تحت الشعاع خود قرار می‌دهند.

بطور کلی سازمان غیر رسمی از گروه‌ها و افراد بوجود می‌آید که در درون یک سازمان اداری یا سازمان رسمی اداری روابط شخصی و اجتماعی بین خود هستند. این روابط از طرف مقامات سازمان به رسمیت شناخته نمی‌شود.

خصوصیات سازمانهای غیر رسمی:
۱) از آنجا که سازمان‌های غیر رسمی بر اثر خواسته‌های افراد، بخصوص خواسته‌های درونی آنها بوجود آمده است، نمی‌توان آن‌ها را با دستورالعمل‌های خاص اداری ملغی کرد یا از بین برد.
۲) بر خلاف سازمانهای رسمی که اختیارات از بالا به پائین واگذار می‌شود، در سازمان‌های غیر رسمی معمولاً اختیارات بصورت افقی و یا از پائین به بالا جریان پیدا می‌کند.
۳) سازمانهای غیر رسمی، بر خلاف سازمان‌های رسمی که ممکن است خیلی بزرگ و گسترده باشند، غالباً کوچک و محدود هستند و تعداد آنها از چند نفر تجاوز نمی‌کند.
۴) اختیارات و تفویض آن در سازمان غیر رسمی بیشتر بر اساس اعتماد است در حالی که در سازمان رسمی بر اساس سلسله مراتب و مشاغل قرار دارد.

۵) رهبران سازمان‌های غیر رسمی، با معیارهایی از قبیل شخصیت، نفوذ معنوی، لیاقت، که بر سن و نظایر آن انتخاب می‌شوند، در حالی که در سازمان رسمی ممکن است مسئول یا مدیری، هیچیک از این خصوصیات را نداشته باشد.
۶) گروه‌های غیر رسمی نسبت به تغییر و تحول سازمان رسمی یا غیر رسمی مقاومت نشان می‌دهند.
۷) در محتوای شبکه ارتباطات غیر رسمی شایعات تأثیری زیادتری می‌گذارد و اطلاعات درست نیز سریعتر انتقال پیدا می‌کند (اطلاعات بیشتر در این زمینه در کتاب Sociology of Organizations نوشته Grusky.Miller بگیرد.)
انگیزه و تحرک در فعالیت‌های اعضای یک سازمان،‌ روابط داخلی آنها با یکدیگر، برداشتها و قضاوت‌ها و عکس‌العملهای آنان در قبال مسایل مختلف، «رفتار سازمانی» (Organization Behaviour) نامیده می‌شود که ابتدا مورد توجه مکتب روابط انسانی قرار گرفت و موجب کشف گروه‌های غیر رسمی شد.

با اینکه سازمان غیر رسمی را به علت تغییر و تحولات آنها نمی‌توان همچون سازمان رسمی نشان داد، در عین حال کوشش‌هایی برای نشان دادن این سلسله ارتباطات در سازمان غیر رسمی بعمل آمده است.

«ترکیب سازمان رسمی»
هر سازمان رسمی طبعاً شکل و ترکیب معینی دارد که بوسیله آن روابط مشاغل بر پایه سلسله مراتب اداری نشان داده می‌شود. شبکه روابط نامبرده، ترکیب سازمان رسمی (Official structure) را تشکل می‌دهد که معمولاً بشکل هرم یا مثلثی مجسم می‌گردد. تجسم نمودار سلسله مراتب سازمان بدین شکل به جهت آن است که تعداد مشاغل و کارکنان در پایه‌های بالاتر کمتر از

رده‌های پائین تر است. در رأس هرم سلسله مراتب سازمان فقط یک چهارگوشه قرار دارد که نماینده یکنفر (رئیس) یا چند نفر (اعضاء هیأت مدیره یا کمیته در بعضی از مؤسسات) می‌باشد.
– واحد سازمانی (Organization Unit)، یک جزء از کل دستگاه را تشکیل می‌دهد که مسئول اجرای یک رشته فعالیتهای مرتبط است. در نمودار سازمان، واحد سازمانی معمولاً بصورت یک مربع (Box) مشخص می‌شود. بدیهی است که یک سازمان (مانند وزارت اقتصاد) در سازمان وسیع تر دیگر (مانند سازمان دولت ایران) یک واحد سازمانی بشمار می‌آید، ولی همین سازمان در داخل خود به اجزا متعدد (واحدهای مختلف) تقسیم می‌شود.

– رده یا طبقه سازمانی (Organization Level)، از تعدادی واحدهای سازمانی تشکیل می‌شود که در ردیف هم قرار دارند (مانند رده معاونین یا مدیران کل یک دستگاه).
– ترکیب سازمان رسمی (Organization Structure) به معنای محدود، از جمع رده‌های سازمانی به ترتیب سلسله مراتب اداری تشکیل می‌شود. البته چنانکه توضیح داده شد، ترکیب سازمانها مفهومی وسیع تر از شبکه روابط رسمی (Official Structure) دارد، و علاوه بر روابط رسمی و وظایف و اختیارات قانونی، شامل سیستم‌های فرعی رفتار و عقاید و ارزش‌های مشترک افرادی نیز می‌شود که جهت مقاصد خاصی با یکدیگر همکاری می‌کنند.

شکل و ترکیب سازمانهای رسمی با حدود حیطه نظارت (یعنی تعداد واحدهایی که زیر نظر یک مدیر قرار می‌گیرند) ارتباط دارد. اگر حیطه نظارت مدیران وسیع‌تر باشد، سازمان از عرض گسترش یافته (flat Type) و از تعداد رده‌های سازمانی کاسته می‌شود، و چنانچه حیطه نظارت مدیران محدود شود، سازمان از طول توسعه یافته (Tall Type) و بر تعداد رده‌های سازمانی افزوده خواهد شد.

مناطق مدیریت (Management Zones)
سازمان اداری معمولاً از سه منطقه مدیریت، و یک منطقه عملیات، بترتیب زیر تشکیل می‌شود:
۱) مدیران اداری (Administrative Management) اشخاصی اطلاق می‌شود که خط‌مشی و سیاست کلی مؤسسه را تعیین می‌کنند.

مشاوران عالی رتبه که ریاست کل سازمان را در تنظیم برنامه عمومی دستگاه و نظارت بر اجرای آن کمک می‌کنند، در منطقه مدیریت اداری قرار دارند.
۲) مدیران واسط یا اجرائی (Executive Management) مسئول اجرائی خط مشی و سیاست کلی سازمان هستند و در وضع خط‌مشی دخالتی ندارند. بطوری که قبلاً توضیح دادیم، در عمل تفکیک خط‌مشی (Policy) از اداره (Administration) مشکل است. مدیران واسط بیشتر وظایف اجرائی را انجام می‌دهند، منتهی برای اجرای دستورهای مدیران اداری مجبورند که سیاست یا خط مشی اجرائی وضع کنند.
منطقه مدیریت واسط از رؤسای ادارات کل، ادارات و دوایر تشکیل می‌شود. کارمندان ستاد تخصصی و کمکی مانند بودجه، حسابداری، کارگزینی، تدارکات و روابط عمومی نیز، در منطقه مدیرت واسط قرار دارند.
بدین ترتیب ملاحظه می‌شود که منطقه مدیریت واسط، بر خلاف حوزه مدیریت اداری، نسبتاً وسیع‌تر است.

۳) مدیران سرپرست (Supervisory Management) به اشخاصی اطلاق می‌گردد که مؤسسات صنفی با کارگران، و سازمانهای دولتی با کارمندان مأمور اجرای عملیات، دائماً در تماس و مستقیماً مسئول عملیات آنان هستند.

کارکنان مأمور اجرای عملیات – وظایف ایندسته عبارت از اجرای عملیات اصلی سازمان است و هیچگونه مسئولیت سرپرستی بعهده ندارند. افراد پلیس یا مأموران وصول مالیات در مؤسسات دولتی، و کارگران تولیدی در بنگاه‌های صنفی، جزء کارکنان مأمور اجرای عملیات بشمار می‌روند.
سه گروه اول ممکن است در هر مورد بیش از یک طبقه از سلسله مراتب سازمان را تشکل دهند.

«تثبیت سازمان»
کلیه‌ مؤسسات وسیع، به منظور تثبیت سازمان رسمی خود و تسجیل روابط و اختیارات کارمندان، متوسل به وضع مقررات و موازینی می‌شوند که بوسیله قانون و اساسنامه، راهنمای سازمان و شرح وظایف، نمودارهای گوناگون و دستورالعمل انجام کار تدوین می‌گردد.

وجود مقررات مدون، ارتباط نزدیکی با رشد و قدمت سازمان دارد، وسیله مؤثری برای تثبیت دستگاه و تنظیم روابط افراد بشمار می‌رود. منتهی شرح روابط، اختیارات و مسئولیت‌های افراد و دستورالعمل‌های انجام کار، نباید بقدری غیر قابل انعطاف باشد که مانع پیشرفت امور گردد. بطور کلی مقررات اساسی که در پایه‌های بالاتر سلسله مراتب اداری تنظیم می‌گردد، باید کلی و معرف خط‌مشی و سیاست عمومی سازمان باشد. بالعکس، مقررات اجرائی که در منطقه مدیریت واسط سازمان تنظیم می‌گردد، باید چگونگی اجرای وظایف را با تفصیل توضیح دهد. این امر با اصل تمرکز خط‌مشی و تفویض اختیارات تطبیق می‌کند.

حال برمی‌گردیم و مختصری در مورد بوروکراسی صحبت می‌کنیم:

بوروکراسی (Bureaucracy):
سازمان‌های بزرگ برای انجام دادن کارهای مربوط به خود به دستگاه پیچیده اداری نیاز دارند که در آن، اختیارات مدیران از طریق سلسله مراتب اعمال می‌شود و کارها بر اساس قوانین و مقررات خاصی صورت می‌پذیرد. این سازمان‌ها مبین یک نوع بوروکراسی هستند. البته، بوروکراسی، امروزه مفاهیم مختلفی را بخود گرفته است که گاهی به خود سازمانها و گاهی آثار و خواص آنها گفته می‌شود.

عبارت بوروکراسی از دو کلمه بورو به معنی دفتر و کراسی به معنی حکومت تشکیل شده است که نخستین بار در قرن هجدهم در فرانسه مورد استفاده قرار گرفت. ولی در طول این دو قرن بحث‌های زیادی درباره بوروکراسی شده است که در هر حال با سازمانهای بزرگ و پیچیده ارتباط پیدا می‌کند.

– بطور کلی در مورد بوروکراسی در کتابهای مختلف و مقالات گوناگون،‌ به سه مفهوم می‌توان برخورد کرد.
– اول: به مفهوم سازمان بزرگ با تمام آثار مثبت یا منفی آن؛
– دوم: به معنی عدم کارآئی که در حقیقت خصوصیات منفی سازمان را بیان می‌کند

؛
– سوم: به معنی سازمان با حداکثر کارآیی که مفهوم مثبت از عبارت بوروکراسی را ارائه می‌دهد.
در زبان عامه مردم وقتی صحبت از بوروکراسی می‌شود منظور عدم کارآیی دستگاه اداری است که با تشریفات زاید و پیچ و خمهای غیر ضروری خود باعث کندی کارها و اختلال در امور جاری مربوط به مردم می‌شود و در حقیقت بوروکراسی در مفهوم منفی آن مدنظر قرار می‌گیرد.
قبل از اینکه وارد بحث بوروکراسی از دیدگاه‌های مختلف شویم لازم است به پیدایش و تعریف آن اشاره کنیم.

شکل ابتدایی بوروکراسی در کشورهایی نظیر مصر و یونان قدیم به هزاران سال پیش بر می‌گردد و از جهت طرح موضوع، چیز جدید و نوظهوری نیست. اما مفهوم جدید بوروکراسی از اواخر قرن هجدهم، همزمان با گسترش فعالیت‌های دولت و پیدایش دستگاه‌های پیچیده اداری جای خود را در فرهنگ لغات باز کرد. اگر در قدیم فقط حکومت‌های مرکزی مقتدر و دستگاه‌هایی مثل امپراتوری روم. ایران یا کلیسای کاتولیک دارای دستگاه بوروکراتیک با سلسله مراتب و تشریفات خاص بود،

امروز علاوه بر اینکه همه کشورها دارای چنین حکومتی با دستگاه بوروکراتیک هستند، در شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی نیز نیاز به وجود چنین تشکیلات و سازمانهایی اجتناب ناپذیر شده است. در هر حال پیدایش بوروکراسی به مفهوم جدید آن به حاکمیت گسترده و همه جانبه دولت‌ها در دو قرن اخیر بر می‌گردد. به قول هانز روزنبرگ: (hans Rosenber) «بخش ضروری و مهمی از ساخت

کنونی حکومت، صرف نظر از آن که در جهت خیر بکار افتد یا در راه شر، شامل یک سیستم وسیع و فراگیر، متشکل از مدیریت حرفه‌ای است و سلسله مراتب مأموران و کارگزاران منصوب آن است که جامعه کاملاً به آن وابستگی پیدا کرده است. در بدترین حکومت‌های استبدادی توتالیتر و در بهترین دموکراسیهای لیبرال، زندگی ما تا حدود زیادی تحت حکومت نوعی بوروکراسی است.»

مارکسیسم و بوروکراسی:
کارل مارکس (Karl Marx) بنیان گذار سوسیالیسم، بوروکراسی را از بعد منفی مورد بحث قرار می‌دهد و با الهام از نظرات هگل اعلام می‌دارد که بوروکراسی باعث تشکیل گروهی خاص می‌شود که بصورت پلی بین مردم و حکومت ظاهر می‌گردد، و اگرچه این گروه یک طبقه اجتماعی است، اما فاصله طباتی را تشدید می‌کند.

مارکس بیش از آن که مسأله کارایی را بررسی کند موضوع از خود بیگانگی انسان‌ها را مورد توجه قرار می‌دهد. او درباره سازمان‌های کارگری اظهار می‌داد که کارگران کارخانه‌ها به خاطر این که مالک وسایل تولید نیستند و محصول کار نیز در اختیار قرار نمی‌گیرد، با کار خود بیگانه هستند. از طرف دیگر بخاطر تخصصی شدن کارها هر کارگر بخشی از کار را بصورت تکراری می‌ده

د و از مجموعه کار یا کالای تولیدی تصور روشنی ندارد. زمان شروع و ختم کار نیز در اختیار آنها نیست و بنابراین کارگران در این سازمان‌ها از کار خود بیگانه می‌شوند و بصورت ابزار در می‌آیند.
بررسی کامل و همه جانبه نظر مارکس و پیروان او از حوصله این مجموعه خارج است و جا دارد در بحث مربوط به بررسی و ارزیابی نظام ارزشی تجزیه و تحلیل شود.

ماکس و بروبوروکراسی: (Max weber)
ماکس، بربوروکراسی را به مفهوم سازمان بزرگی می‌داند که دارای سلسله مراتب و قوانین و قواعد مخصوص بوده و در آن تقسیم کار صورت گرفته است. او توضیح می‌دهد که بیگانگی تنها در مورد کارگران و ابزار و وسایل آنها نیست و علت آن نیز محدود به موضوع مالکیت سرمایه‌داران نمی‌شود، زیرا کارکنان دولت و سربازان نیز صاحب کار خود و ابزار و وسایل خویش نیستند و موارد استفاده از وسایل را تعیین نمی‌کنند.

ماکس وبر روشن ترین نظرها را درباره بوروکراسی بیان کرده است و به همین دلیل همه جامعه شناسانی که درباره سازمان و سازماندهی بحث می‌کنند از او بعنوان یک صاحبنظر پیشتاز یاد می‌نمایند. به نظر ماکس وبر اعمال قدرت (Authority) به سه طریق در سازمان‌ها مشروعیت پیدا می‌کند که به این شرح است:
۱- اعمال قدرت بر اساس قانون Legal Authority:

در این نوع از اعمال قدرت، منطق اعتقاد به قانون وجود دارد و کسانی که بر اساس قانون، در مراتب عالی قدرت قرار گرفته‌اند حق فرماندهی و اعمال قدرت را در قالب قوانین و مقررات دارند. و فرد بر اساس قدرت رسمی و حقوقی که پیدا کرده است به افراد و سطوح زیردست خود فرمان می‌دهد و اجرای دستورات آنها به خاطر قدرت و نفوذ معنوی یا شخصی نیست.

۲- اعمال قدرت بر مبنای قراردادهای سنتی Traditional Authority:
این نوع اعمال قدرت، بر اساس اعتقاد به تقدس سنتهای باستانی و کهنسالی است که بر مبنای آن فرمانده‌هان و رؤسا در منطقه خود دارای تقدس هستند و زیردستان بخاطر سنت‌ها به آن‌ها وفادار می‌باشند و فرامین آن را اجرا می‌کنند.

۳- اعمال قدرت بر مبنای جذبه و نفوذ رهبر Charismatic Authomity:
این نوع قدرت بر مبنای اختصاص تقدس استثنایی و خاص به یک فرد با نفوذ و یا قهرمان قرار دارد که اعمال او بعنوان نمونه و الگو انتخاب می‌شود. قدرت و نفوذ رهبر، منحصر به فرد است و ماکس وبر از او بعنوان کاریزما (Charisma) یاد می‌کند که به مفهوم «هدیه الهی» (the Gift of grace) است و از فرهنگ لغات مسیحیت گرفته شده است.

در این نوع سازمان، سلسله مراتب و عناوین و مشاغل بصورت رسمی وجود ندارد و افرادی که نظرات رهبر را دنبال می‌کنند پیروان او محسوب می‌شوند. قدرت رهبر با درگذشت یا کناره گیری او از بین می‌رود وراثت در آن جائی ندارد.

«سازماندهی Organization»
قبلاً تعاریف متعددی در مورد سازمان داشتیم و حال در مورد سازماندهی سخن می‌گوئیم.
تعریف سازماندهی:
سازماندهی مستلزم آن است که منابع – یعنی افراد، سرمایه و تجهیزات – به مؤثرترین شیوه برای حصول هدفها فراهم می‌شود؛ بنابراین سازماندهی شامل ترکیب و یگانه سازی منابع است.
تعریف سازماندهی به این مفهوم است که سازماندهی به عنوان گروه‌بندی فعالیت‌ها برای رسیدن به هدف‌ها و واگذاری مسئولیت گروه‌ها به مدیران با تفویض اختیارات لازم به منظور اعمال نظارت و

تأمین هماهنگی همه جانبه در ساخت سازمانی مؤسسه تعریف می‌شود. ترکیب سازمانی باید به طریقی طراحی شود که معلوم کند چه شخصی چه کاری را باید انجام دهد و چه کسی مسئول نتایج مورد انتظار است تا موانع ناشی از ابهام و عدم اطمینان در مورد وظایف برطرف گردد و شبکه اتخاذ تصمیم و ارتباطات مبتنی بر هدف‌های مؤسسه به وجود آید.
در مفهوم مدیریتی اصطلاح سازمان به «ساخت هدفدار نقشها» دلا

لت دارد و این نیز ساخت رسمی سازمان را تداعی می‌کند اما در کنار سازمان رسمی همچنان که در تئوری‌های نئوکلاسیک هم بحث شد نقش اساسی ایفا می‌کند. در نتیجه ما قبل از وارد شدن به بحث‌های اساسی سازماندهی، بطور مختصر سخنی از سازمان رسمی و غیر رسمی سخن به میان آوردیم.

«نمودارهای سازمانی»
سلسله مراتب سازمان رسمی بوسیله نموداری که روابط واحدهای تابعه سازمان و خطوط اختیار و مسئولیت را نشان می‌دهد، مجسم می‌گردد. معمولاً سه نوع نمودار بکار می‌رود:
۱) نمودار ساده (Skeleton chart). نمودار ساده تصویر کلی طرح سازمان، سلسله مراتب اداری و روابط واحدهای تابعه را مجسم می‌نمایند. خطوط عمودی که طبقات سازمان را بهم وصل می‌کند معرف فرماندهی و نظارت مستقیم واحدهای بالاتر بر واحدهای زیردست است

.
۲) نمودار وظایف (Functional chart). برای هر یک از واحدهای عمده سازمان می‌توان نمودار وظایف ترسیم نمود. نمودار وظایف، روابط واحدهای اصلی را با دوایر تابعه بوسیله چهارگوشه‌های منظم نشان می‌دهد. هر چهارگوشه حاوی شرح وظایف و فعالیت‌های شغل معینی است، و در واقع مشخصات شغل را فهرست مانند نمایان می‌سازد. بعضی مواقع نمودارهای وظایف ضمیمه دفترچه راهنمای سازمان می‌گردد. در سایر موارد از مجموعه نمودارهای وظایف بجای دفترچه مذکور استفاده می‌شود.

۳) نمودار کارگزینی (Personel chart). نمودار کارگزینی از نظر شکل مانند نمودار وظائف است، ولی چهارگوشه‌های آن حاوی عنوان شغل و نام شاغل می‌باشد.
اغلب مشخصات شغل و عنوان و نام شاغل آن یکجا ذکر می‌گردد، و بدین وسیله شرح وظایف و اطلاعات کارگزینی در نمودار واحدهای گنجانیده می‌شود.
نمودارهای متعددی مانند نمودارهای زیر در مؤسسات دولتی و خصوصی که طبق اصول عملی اداره می‌شوند بکار می‌رود:

۱) نمودار جریان کار (work flow chart): مراحل و مراتبی را که یک عمل معین از ابتدا تا انتها طی می‌کند، نشان می‌دهد.
۲) نمودار تقسیم کار (work Distribution chart): طرز توزیع کار را میان کارمندان مختلف نشان می‌دهد.

۳) نمودار صرفه جوئی در حرکات (Time and Motion chart) حرکاتی را که یک نفر برای انجام کار بخصوصی باید انجام دهد، ظاهر می‌سازد.
۴) نمودار تقسیم جا و مکان (space and laeyout chart): وضع محل و قرار دادن وسائل و ابزار کار را مجسم می‌نماید.

– بحث مفصل درباره نمودارهای فوق در قلمرو درس تجزیه و تحلیل اداری است. بدین جهت از توضیح بیشتر در اینجا خودداری می‌شود.
گرچه نمودارهای مختلف وسیله مؤثری به منظور تجسم سازمان رسمی و سلسله مراتب اداری بشمار می‌روند، معذلک نباید آنها را خالی از هیچگونه نقصی پنداشت زیرا:
۱) سازمان‌های امروزی ثابت و لایتغیر نیستند و این موضوع ایجاب می‌کند که نمودارهای سازمان بر حسب تغییرات مربوط مورد تجدید نظر قرار گیرند.

۲) کلیه فعالیت‌های سازمان را نمی‌توان بوسیله نمودار تشریح نمود و بدین جهت نمودار بمنظور تجسم طرح کلی سازمان و مشاغل اساسی بکار می‌رود.
۳) نمودارهای سازمان صرفاً روابط رسمی افراد و مشاغل را نشان می‌دهد، و روابط طبیعی و غیر رسمی افراد که در تحقق هدف و پیشرفت امور سازمان بسیار مهم است نمی‌توان بوسیله نمودارهای فوق نمایان ساخت.

«تقسیم کار و طبقه‌بندی وظائف در تشکیل سازمان»
شکی نیست که تقسیم کار و وظائف بین واحدهای مختلف سازمان یکی از ضروریات سازمانهای وسیع امروزی است. به مجرد همکاری چند نفر برای نیل به هدف‌های مشترک، تقسیم کار بین آنان ضرورت پیدا می‌کند. منتهی مسأله مهم چگونگی تقسیم مجموع وظایف متعدد و متنوع سازمان بین واحدهای مختلف آن است.

برای رسیدن به هدف‌های سازمان، کار باید به اجزای قابل اجرا تقسیم شود و به هر یک از افراد سازمان (همراه با اختیار مناسب)، مسئولیت واگذار می‌شود. بدیهی است که وظایف، ضمن گروه‌بندی بایستی هماهنگ شوند برای تحقق این امر مراحل ذیل ضروری به نظر می‌رسد:

۱) تعیین و شناسائی فعالیت‌ها: زمانی که هدف‌های اصلی سازمان مشخص شد، هدف‌های اصلی به هدف‌های فرعی، هدف‌های فرعی به فعالیت های اصلی، فعالیت‌های اصلی به فرعی، فعالیت‌های فرعی به مشاغل و مشاغل به وظایف تقسیم می‌شوند، مشاغل به افراد واگذار می‌شود و به این ترتیب، شاغلین مشاغل می‌دانند که مسئول چه قسمتی از فعالیت مربوط هستند.
۲) گروه‌بندی و واگذاری فعالیت‌ها: تمام فعالیت‌های اصلی مشابه، در یک گروه منظور می‌شوند و به ادارات و تقسیمات فرعی آنها واگذار می‌شوند. فعالیت‌های فرعی هر قسمت نیز بعهده دوایر گذاشته می‌شوند. بدیهی است که ویژگی‌های مشاغل باید با خصوصیات شاغلین تطبیق داشته باشد.

۳) تفویض اختیار: اشخاصی که مشاغل تعیین شده را به عهده می‌گیرند، مسئولیت دارند که وظایف مربوط را به بهترین نحو ممکن انجام دهند، لذا باید اختیار متناسب با مسئولیت محوله را داشته باشند. مسئولیت به منزله پس دادن حساب در خصوص اختیارات تفویض شده است.
اصولاً وظایف سازمان به دو نوع تقسیم می‌شوند: وظایف خاص مدیریت و وظائف مربوط به اجرای عملیات.

وظایف مربوط به اجرای عملیات (Operations) شامل کلیه فعالیت‌های مختلفی می‌گردد که برای به انجام رساندن کار ضرورت دارد. من باب مثال، در یک سازمان بازرگانی اموری از قبیل تولید، فروش و مهندسی جز وظایف مربوط به اجرای عملیات محسوب می‌شوند. از طرف دیگر، وظایف خاص مدیریت شامل وظایفی می‌گردد که برای هدایت و رهبری فعالیت‌های دیگران را هدایت و سرپرستی می‌کنند (از رؤسای دوایر کوچک گرفته تا ریاست کل سازمان) مدیر نامیده می‌شوند.

انواع سازماندهی:
تقسیم کار یا به عبارت بهتر طبقه‌بندی (Departmenation) در یک سازمان بصورت‌ها مختلف مورد بحث و بررسی قرار گرفته است. آنچه که مسلم می‌باشد این است که یک طبقه‌بندی ایده‌آل یا بهینه که برای کلیه سازمانها و وضعیت‌های مختلف قابل اجرا باشد وجود ندارد بنابراین چارچوب‌های مختلفی را برای طبقه‌بندی سازمانها پیشنهاد و تجربه کرده‌اند که انواع مهم و اساسی آن را توضیح می‌دهیم:
– طبقه‌بندی بر حسب تعداد (Departmenation by number):
طبقه‌بندی سازمان بر اساس تعداد روشی است که در ارتش‌های قدیم و سازمانهای قبیله‌ای رایج بوده است و امروز روشی کهنه و قدیمی بشمار می‌رود، اگرچه هنوز کاربردهای مشخصی دارد. این روش از سازماندهی افراد برای انجام کار مشابه و یکسان زیر نظر یک مدیر یا فرمانده تحقق پیدا می‌کند و در آن، اینکه افراد چه کار باید بکنند، کجا و با چه وسیله‌ای کار کنند اهمیت ندارد بلکه اهمیت آن در تعداد افرادی است که در آن مجموع درگیر شده‌اند.

از دلایل کاهش اهمیت این روش می‌توان گفت اول گسترش توسعه تکنولوژی است که تخصصها و مهارت‌های گوناگونی را طلب می‌نماید، و دوم اینکه گروهی که دارای افراد تخصص هستند، از کارایی بیشتری برخوردار خواهند بود، و سوم اینکه تقسیم‌بندی برحسب تعداد، فقط در پایین‌ترین سطح سازمانی کاربرد دارد.

– طبقه‌بندی بر حسب زمان (D.by Time):
یکی از طبقه‌بندی‌های قدیمی در سازمان، طبقه‌بندی بر حسب زمان است که در سطوح پایین سازمان کاربرد دارد. علت کاربرد این طبقه‌بندی استفاده از چند نوبت کار در مؤسساتی است که کار شبانه روزی یا کار برای بیش از یک نوبت در آنها ضرورت پیدا می‌کند مثل بیمارستانها، آتش

نشانی، کوره ذوب آهن و نظایر آن. این نوع طبقه‌بندی مزایایی دارد که عبارتند از: ۱- ارائه خدمات خارج از وقت عادی روزانه و تا ۲۴ ساعت کامل شبانه روز ۲- ممکن ساختن ادامه کار در فرآیندهای غیر قابل توقف (مثل کوره ذوب آهن) ۳- استفاده بیشتر از سرمایه‌گذاری بخصوص در مورد وسایل و تجهیزات سرمایه بروگران ۴- بوجود آمدن امکان کار برای کسانیکه در وقت عادی روزانه سرگرم تحصیل یا درگیری‌های دیگری هستند.

ی‌توان به این موارد اشاره کرد:
۱) عدم دسترسی احتمالی به کادر سرپرستی در نوبت‌های شبانه؛
۲) ایجاد خستگی برای کسانی که در نوبت شب کار می‌کنند و یا کسانی که نوبت کاری آنها مرتب تغیر می‌کند؛
۳) ایجاد مشکلات در هماهنگی و ارتباطات بین کارکنان و مشتریها و یا مراجعان بخاطر تغییر نوبت؛
۴) افزایش هزینه‌های محصول یا خدمات در اثر نرخ بیشتر آنها در خارج از نوبت روزانه؛