فایل ورد کامل مقاله مدیریت اسناد؛ تحلیل علمی اصول سازماندهی، نگهداری و نقش آن در نظام‌های اداری و اطلاعاتی

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 فایل ورد کامل مقاله مدیریت اسناد؛ تحلیل علمی اصول سازماندهی، نگهداری و نقش آن در نظام‌های اداری و اطلاعاتی دارای ۲۴ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد فایل ورد کامل مقاله مدیریت اسناد؛ تحلیل علمی اصول سازماندهی، نگهداری و نقش آن در نظام‌های اداری و اطلاعاتی  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی فایل ورد کامل مقاله مدیریت اسناد؛ تحلیل علمی اصول سازماندهی، نگهداری و نقش آن در نظام‌های اداری و اطلاعاتی،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن فایل ورد کامل مقاله مدیریت اسناد؛ تحلیل علمی اصول سازماندهی، نگهداری و نقش آن در نظام‌های اداری و اطلاعاتی :

مدیریت اسناد

« فصل اول »
کلیات:
اگر مروری به دوره های گذشته داشته باشیم میبینیم که پادشاهان برای انتقال پیامهای خود از نامه و نامه رسان (پیک) استفاده می کردند و بر اساس گفتگوها و مذاکرات قرارداد و سندهایی را تنظیم و امضاء می کردند که بعدها به عنوان سند نگهداری می شد به مرور که نقش علم مدیریت و اقتصاد و دیگر علوم در زندگی اجتماعی بیشتر آشکار گردید ، سازمانها گسترش یافتند و تبادل نامه ها و اسناد بیشتر و بیشتر شد تا اینکه درسی به نام طرز نگهداری و حفاظت اسناد در دانشگاهها مطرح گردید .
اگر بخواهیم به اهمیت مدیریت اسناد در سازمانهای بزرگ امروزی بیشتر پی ببریم ، لازم است بدانیم که یک سازمان به صورت مجموعه ای متشکل و اجزاء به هم پیوسته است که عملکرد هر یک از اجزاء به روی کل سیستم تأثیر می گذارد . بنابراین اگر مدیریت اسناد بر اساس معیارهای منطقی و علمی استوار نگردد ، نمی توان شاهد حرکت موزون و همگون همه قسمتهای سازمان به سوی هدف واحد باشیم . لذا با توجه به اهمیت مکاتبات اداری وسهم بزرگ آن به پیش بردن هدف لازم است به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی سازمان می شود ، توجه گردد .

گردش مکاتبات و اسناد اداری : اصول گردش مکاتبات که بخشی از مدیریت اسناد است شامل : ایجاد ، مراحل گردش ، بایگانی مکاتبات و در پایان امحاء (از بین بردن) اوراق غیر ضروری می باشد . بنابراین لازم است نسبت به هر یک از مراحل یاد شده آشنایی کافی داشته باشیم .

تعریف مدیریت اسناد : مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه های لازم برای تسریع و سهولت دستیابی به مکاتبات ، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا از بین بردن اوراق زائد .

شاخه های مدیریت اسناد :
۱- مدیریت ارسال ومراسلات : به مجموعه روشهای عملیاتی که برای نگهداری ، تنظیم و طبقه بندی اسناد به منظور سهولت و تسریع مراجعه به آن صورت می گیرد گفته می شود . بنابراین لازم است بایگانی اسناد و مدارک سازمان بر اساس اصول منطقی و صحیح نگهداری شود .

۲- مدیرت فرمها : در صورتیکه فرمهای مختلف در سازمان بر اساس اصول و ضوابط علمی استوار و مورد استفاده قرار گیرد عملیات اجرایی در تمام سطوح سازمان به طور یکنواخت جریان خواهد یافت . نتیجه اجرای مدیریت فرمها الف)حذف فرمهای غیر ضروری و تکراری ب)درآمیختن فرمهای مشابه ج)ایجاد و بکاربستن مشخصات یکنواخت و مطلوب برای جنس ، رنگ و چاپ فرمهای سازمانی می باشد .

۳- مدیریت گزارشها : از وظایف عمده سازمان جمع آوری اطلاعات جهت استفاده مدیران در سطوح مختلف سازمانی می باشد . بکارگرفتن اصول مدیریت گزارشها این امکان را خواهد داد که اطلاعات در حد مطلوب و کافی جمع آوری و نگهداری شود .

۴- مدیریت مکاتبات : هدف ایجاد مدیریت مکاتبات عبارت است از :
الف) اصلاح کیفیت نامه های اداری
ب) ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح در مکاتبات اداری
ج) بکاربردن روشهای جدید در اداره کردن نامه ها
د) تسهیل نگارش اداری از طریق تهیه و توزیع مجموعه نامه های یکسان

۵-مدیریت دستورالعملها : هدف از این شاخه از مدیریت اسناد ایجاد شیوه های قابل اطمینان که با استفاده از آن بتوان به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین و دستورالعملهای موجود در مورد هر موضوعی دست یافت .

تعریف سند : الف) تعریف سند از نظر لغوی
ب) تعریف سند از نظر علمی

تعریف لغوی سند : سند در لغت به معنی تکیه گاه یا هر چیزی که در مراجعات بعدی بتوان بدان استناد کرد .
تعریف علمی سند : تعریف علمی سند از نظر اداری ، حقوقی و قضایی و از نظر سازمان اسناد ملی ایران متفاوت و دارای معانی گوناگونی میباشد که ذیلاً بدان اشاره میگردد.

سند از نظر ادری و بایگانی : عبارت است از هر نوع مدرک یا سابقه ای که به صورت مکتوب در یک سازمان توسط کارکنان آن در حدود و وظایفشان ایجاد ، دریافت و یا صادر شده باشد سند اداری گویند (مانند نامه های اداری ، نقشه ها ، نمودارها ، نوار ، فیلم )

سند از نظر حقوقی و قضایی : سند از نظر حقوقی یکی از وسایل اثبات حق است و به موجب ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران عبارت است از «هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناده باشد » منظور از نوشته یا خط ، علامتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و بیان کننده پیام یا مفهوم خاصی باشد .

سند از نظر قانون سازمان اسناد ملی ایران : عبارت است از کلیه مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عکسها و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه ، در یافت یا صادر شود که از لحاظ اداری ، مالی ، اقتصادی ، سیاسی اسناد ملی ایران دارای ارزش نگهداری دائمی باشد .

ارزش اسناد : ارزش در مفهوم کلی درجه اهمیتی است که اشیاء و افکار در رفع نیازهای فردی و اجتماعی دارد و از نظر اقتصادی معیار تعیین کننده اهمیت اشیاء و خدمات می باشد . همچنین ارزش اسناد می تواند اداری ، مالی ، حقوقی ، تاریخی و علمی باشد .

فلسفه سند نویسی چیست ؟ هدف از نوشتن اسناد ، استوار ساختن اساس مالکیت و امنیت قضایی است . چنانچه امنیت قضایی وجود نداشته باشد حقوق افراد ضایع می گردد.

انواع سند ازحیث درجه و آثار حقوقی :

۱- سند رسمی : هر سندی که در دفاتر ثبت اسناد و املاک یا دفاتر رسمی یا نزد مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد سند رسمی گویند مثل وکالت نامه – اسناد مالکیت

شرایط سند رسمی : الف) نزد مراجع رسمی تنظیم شده باشد
ب) صلاحیت مأمور در تنظیم آن محرز باشد
ج) مقررات مملکتی درآن رعایت شده باشد

۲- سند عادی : به تمامی اسنادی که جزء اسناد رسمی و همچنین اسنادی که ضمانت اجرایی دارند نباشد ، سند عادی گویند مثل نامه اداری ، قراردادهای دست

۳- سند لازم الاجراء : به اسنادی گفته می شود که به موجب قانون ضمانت اجرایی داشته باشند مثل چکهای مسافرتی یا پول رایج هر کشور .

تعریف نامه اداری : کلیه مکاتباتی که برای انجام امور سازمان ، توسط یکی از کارکنان آن در فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد را نامه اداری گویند . رعایت موارد زیر در نامه اداری ضروری می باشد :
۱- روی فرم و کاغذ اداری سازمان نوشته شود
۲- محتوای آن با وظایف سازمان مرتبط باشد
۳- اصول نگارش مورد توجه قرار گیرد
۴- مقررات اداری در تهیه و صدور آن رعایت شود

انواع نامه های اداری :
الف) نامه های وارده : کلیه نامه هایی که از بیرون سازمان توسط اشخاص و شرکتها دریافت می شود .
ب) نامه های صادره : کلیه نامه هایی که از درون سازمان برای اشخاص و شرکتها ارسال می گردد .
ج) نامه های محرمانه : نامه هایی که اطلاع از مفاد آن برای همه کس مجاز نبوده و فقط افراد دارای مجوز حق رویت و خواندن آن را دارند .
«از نظر اداری به نامه های محرمانه و سرّی ، اسناد طبقه بندی شده گویند »

درجه محرمانه بودن اسناد طبقه بندی شده : محرمانه ، خیلی محرمانه ، سرّی ، خیلی سرّی

نحوه ثبت و نگهداری اسناد طبقه بندی شده :

۱- هر برگ از اسناد طبقه بندی باید به مهر نوع طبقه بندی ( محرمانه و ;;;. و خیلی سرّی)مهمور گردد .
۲- در صورت داشتن بیش از یک صفحه باید کلیه برگها شماره گذاری و روی هر صفحه بدین صورت نوشته شود (صفحه ۳ از ۵ صفحه ).
۳- رونوشت و توزیع سند باید دقیقاً کنترل شود
۴- محل ارجاع هر سند بایددر هر موقع روشن و مشخص باشد
۵- پیشنویسها ، یادداشتها و دستگاه کپی باید حفاظت و در حکم اسناد طبقه بندی شده باشد .
مسئولیت نظارت و اجرای دقیق مقررات اسناد طبقه بندی در سازمان از وظایف چه واحدی می باشد ؟ دفتر حراست سازمان

تعریف یادداشت اداری : اگر بخواهیم در داخل سازمان پیام یا موضوعی را به اطلاع واحدهای دیگر برسانیم بدان یادداشت اداری گویند . ویژگی یادداشت اداری عبارت است از :
۱- معمولاً از فرم یادداشت (فرم غیر از نامه اداری) استفاده می شود
۲- ثبت مقررات اداری نامه نگاری مثل مهر سازمان ، شماره دبیرخانه و غیره لازم نیست .
۳- فقط درج امضاء واحد مربوطه و تاریخ درآن الزامی می باشد
۴- معمولاً یادداشت به صورت دست نویس ارائه میشود (بجای تایپ شدن)

اعتبار یک سند یا نامه اداری در چه چیزهایی است :
الف) متن تایپ شده
ب) سربرگ مخصوص نامه های اداری
ج) اصول نگارش در نامه های اداری
د) مهر شرکت و امضاء مسئول مربوطه
ه) تاریخ و شماره نامه طبق دفاتر ثبت نامه یا اندیکاتور

پاراف کردن در نامه های اداری : به کسی که با گذاشتن علامت ، نشانه یا امضاء در ذیل اسناد ، مکاتبات یا نامه های اداری متن یا محتوای یک نامه را رؤیت ، کنترل یا تأیید می کند را پاراف کردن نامه گویند . پاراف کردن در حقیقت نوعی امضای موقت است که در نامه های اداری به روی پیش نویس انجام می گیرد.

«فصل دوم»

دبیر خانه و جایگاه آن در سازمان

دبیرخانه : واحدی از سازمان که کلیه امور مربوط به مدیریت اسناد در آنجا انجام می گیرد (مثل ارسال مراسلات ، مدیریت فرمها ، مدیریت گزارشها و دستورالعملها ، مکاتبات ) .

جایگاه یا فرم تشکیلاتی دبیرخانه : فرم تشکیلاتی هر دبیرخانه ارتباط مستقیم به حجم کار، وظایف کلی سازمان ، سیستم کاری و نحوه ارتباط واحدهای داخلی آن با یکدیگر دارد . لذا با توجه به مطالب فوق معمولاً دو روش برای دریافت ، ثبت و صدور مکاتبات در سازمانها اعمال می گردد .
الف) نظام متمرکز دبیرخانه
ب) نظام غیر متمرکز دبیرخانه

نظام متمرکز دبیرخانه : در نظام متمرکز ، کلیه مکاتبات اعم از نامه های وارده و صادره توسط یک واحدی به نام دبیر خانه مرکزی دریافت ، ثبت و توزیع می گردد .
پستهای سازمانی در نظام متمرکز دبیرخانه :
۱- رئیس دبیرخانه
۲- مسئول ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور
و اندیکس
۳- مسئول ارجاع نامه ها
۴- مسئول پیگیری نامه ها
۵- نامه رسان
تعداد پستهای سازمانی در نظام متمرکز دبیرخانه چگونه تعیین می شود : اگر چه تعیین پستهای سازمانی دبیرخانه به عوامل زیادی از قبیل حجم کاری ، تعداد پرسنل سازمان ، میزان ارتباط با سازمانهای بیرونی و غیره دارد ولی فرمول تقریبی تعداد کارکنان مورد نیاز دبیرخانه به طریق زیر محاسبه میگردد .
تعداد نامه ها × زمان لازم هر مرحله از کار به دقیقه
۱-کل ساعات مصرف شده برای انجام کار=
۶۰

کل ساعات مصرف شده برای انجام کار
۲- تعداد کارکنان مورد نیاز =
ساعات کار( به دقیقه) هر نفر در روز

مراحل کار دبیر خانه در نظام متمرکز :

الف) نامه های وارده : همه نامه های وارده در این نظام ، توسط نامه رسان به مسئول دریافت نامه تحویل شده و پس از بررسی و حصول اطمینان از ارتباط مفاد نامه با سازمان مربوطه رسید می گردد . رسید معمولاً دردفتری بنام دفتر نامه های وارده (دریافت نامه) انجام می گیرد .

دفتر نامه های وارده
امضاء تاریخ تحویل برگه های پیوست گیرنده شماره و تاریخ نامه وارده

۲-پس از دریافت نامه توسط متصدی دریافت نامه و ارائه رسید اقدامات زیر انجام می گیرد .
۱-۲ ) تشخیص نامه اداری از غیر اداری
۲-۲ ) تشخیص و تعیین محرمانه بودن یا عادی بودن نامه
۳-۲ ) توجه به سایر نکات نامه مثل تاریخ ، شماره ، امضاء
۴-۲ ) مهر کردن قسمت پایین نامه به مهر (ورود نامه)برای ثبت شماره اندیکاتور(ثبت دفتر) وتاریخ آن
۵-۲ ) ارجاع به محل مربوطه

مهر ورود نامه به سازمان

۳-پس از انجام اقدامات فوق محل اقدام یا شخص اقدام کننده ( محل ارجاع )توسط رئیس دبیرخانه یا توسط مسئول ارجاع نامه ها مشخص و ارسال می گردد . محل ارجاع بستگی به شرح وظایف هر واحد و خط مشی و سیاست اداری سازمان دارد .

دفتر اندیکاتور ( دفتر ثبت نامه های وارده و صادره )وچگونگی ثبت آن :

روش معمول در اکثر وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی بدین صورت است که نامه ها پس از رسید شدن و تعیین محل اقدام (ارجاع) در دفتری بنام دفتر ثبت نامه ها (اندیکاتور)ثبت می گردد .
دفتر اندیکاتور دارای دو صفحه برای نامه های وارده به سازمان و صفحه نامه های صادره به سازمان دارد . اگر چه شکل و فرم این دفتر در شرکتهای مختلف متفاوت می باشد ولی در شرکتهای دارای نظام متمرکز دبیر خانه از فرم زیر پیروی میکنند.
دفتر وارده اندیکاتور
شماره و تاریخ نامه ارجاع به تعداد پیوست شرح نامه از شرکت شخص تاریخ دریافت شمارههای گذشته اندیکاتور ردیف

شماره گذشته : اگر در خصوص این نامه قبلاً مکاتباتی صورت گرفته است شماره دفتر اندیکاتور نوشته می شود
شرح نامه : خلاصه ای از مفاد و موضوع نامه

چنانچه نامه پیوست داشته باشد تعداد اوراق پیوستی درج می گردد.
«پس از ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور در محل تعیین شده مهر (ورود نامه) درج و شماره دفتر اندیکاتور در آن ثبت می شود .

شرح صفحه صادره دفتر اندیکاتور : صفحه سمت چپ دفتر اندیکاتور به نامه های صادره از سازمان اختصاص دارد . در خصوص اینکه چرا عمده دفاتر اندیکاتور به این صورت تنظیم شده اند که در یک طرف نامه های وارده به سازمان و در طرف دیگر نامه های صادره درج می گردد این منطق است که تا زمانی نامه ای وارد سازمان نشود جواب آنچنانی نخواهد داشت بنابراین با دو طرفه کردن دفاتر اندیکاتور سعی می نماید مسائل در کنار هم قرار گیرند تا به آسانی قابل تحلیل و پاسخگویی باشد . اما اگر نامه ای فقط از طرف سازمان برای افراد و شرکت های بیرونی صادر شد در مقابل صفحه وارده خط کشیده می شود .

 

صفحه صادره دفتر اندیکاتور
تاریخ و شماره نامه ارسالی برگه های پیوست شماره های بعدی شرح نامه عنوان نامه (گیرنده) کلاسمان
پرونده جزوه دان

در قسمت کلاسمان ، شماره پرونده نامه درج می گردد
در ستون عنوان نامه ، گیرنده نامه نوشته می شو د
خلاصه ای از مفاد نامه در ستون شرح نامه درج می گردد

در صورتیکه در آینده در مورد نامه صادره ، نامه ای در یافت شود در این ستون نوشته می شود .

توزیع و تفکیک نامه های صادره : پس از ثبت نامه در دفتر اندیکاتور ، نامه به متصدی تفکیک و توزیع تسلیم می شود که پس از ثبت در دفتر ارسال نامه ها به واحد مربوطه تحویل و رسید اخذ می شود .

شرح چگونگی و مراحل انجام نامه های صادره در نظام متمرکز دبیرخانه : نامه های صادره در نظام متمرکز دبیرخانه به دو طریق تهیه و ارسال می گردد :
الف) صدور نامه هایی که در پاسخ به نامه وارده تنظیم شده است : مراحل صدور این دسته از مکاتبات به شرح زیر است :
۱- نامه پس از وصول به واحد ذی ربط و صدور دستور مقتضی به مسئول ارجاع نامه ها ارسال می شود
۲- نامه از طریق منشی به متصدی اقدام کننده تسلیم می شود

۳- متصدی اقدام پس از مطالعه پیش نویس آنرا تهیه میکند
۴- پس از تهیه پیش نویس و پاراف برای تأیید به مدیر واحد فرستاده می شود
۵- دستور تایپ و ماشین شدن آن صادر می گردد که نسخه دوم آن پاراف شده به مسئول توزیع تسلیم می گردد
۶- ثبت در دفتر ارسال مراسلات واحد وسپس تحویل دبیرخانه با اخذ رسید

۷- مسئول دبیرخانه ضمن کنترل جواب نامه تحویل متصدی ثبت نامه می دهد
۸- متصدی ثبت وارد اندیکاتور می نماید
۹- نامه توسط توزیع کننده برای خارج از سازمان ارسال می شود

ب) صدور نامه هایی که برای اولین بار انجام می شود :

۱- پیش نویس نامه پس از تأیید مسئول تایپ می شود
۲- نسخه دوم نامه تایپ شده پاراف می گردد
۳- نامه پس از امضاء مسئول برای صدور به دبیر خانه فرستاده میشود
۴- مسئول دبیرخانه پس از بررسی در دفتر اندیکاتور ثبت نموده و به خارج از سازمان ارسال می نماید .

نظام غیر متمرکز دبیرخانه :
در نظام غیر متمرکز دبیر خانه هر یک از واحدهای سازمان اختیار ثبت و دریافت نامه را دارند در چنین نظامی دبیر خانه مرکزی فقط نقش توزیع کننده نامه را دارد
مراحل کار در نظام غیر متمرکز دبیرخانه : کلیه مراحلی که برای دریافت ثبت و صدور مکاتبات که در روش قبلی اشاره شد در روش غیر متمرکز دبیرخانه صورت می گیرد با این اختلاف که تمامی مراحل مورد بحث در واحدهای مربوطه انجام می شود .

تعداد نسخه های نامه های صادره از سازمان :
هر نامه اداری حداقل دارای ۳ نسخه می باشد
الف) نسخه اول برای گیرنده نامه
ب) نسخه دوم برای ضبط در بایگانی کل
ج) نسخه سوم برای ضبط در واحد مربوطه
«لازم است به تعداد رونوشت گیرندگان ، به تعدادی نسخه های بعدی نامه اضافه گردد.»

نمونه ای از فرم متداول نامه اداری برای خارج از سازمان :

چگونگی ارجاع نامه به واحد های مربوطه :
قبل از اینکه نامه از دبیرخانه به واحد مربوطه ارسال شود در سازمانهای دارای نظام متمرکز اداری ، در دبیرخانه ثبت و مهر ورود روی نامه حک می شود .
ذکر این نکته حائز اهمیت است که محل ارجاع نامه می بایست با شرح وظایف هر واحد سازمانی و خط مشی های آنها در ارتباط باشد تا نامه اولاً در جایگاه مناسب سازمانی تحویل پرسنل یا وزیر مربوطه گردد و ثانیاً پاسخ گویی (جواب نامه ) به آن در حدود وظایف و اختیارات واحد مربوطه می باشد .
مهر ورود نامه به شرکت

کدگزاری واحدهای سازمانی و کاربردهای آن : هدف از کد گزاری واحدهای سازمانی ، سهولت شناسایی واحدهای تهیه و صادر کننده نامه و همچنین ارجاع نامه های وارده به واحد اقدام کننده می باشد . کد گزاری معمولاً به دو روش انجام می شود .

کد حرفی : معمولاً از حروف الفبا استفاده می گردد مثل ک برای کارگزینی- ح برای حسابداری
کد شماره ای : بدین صورت که با توجه به نمودار سازمانی واحد های مهمتر در رأس نمودار سازمانی قرار می گیرد و بر آن اساس یک کد دو یا چند رقمی به آن اختصاص می یابد .

«فصل سوم»

بایگانی مکاتبات اداری :

تعریف بایگانی :

الف) بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین علمی
ب) بایگانی فن طبقه بندی- تنظیم ، نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین که سریع و با سهولت ، صرف حداقل هزینه ، نیروی انسانی و وقت بتوان بدان دست یافت .
تعریف پرونده : عبارت است از مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع معین یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و رعایت حق تقدم در یک پوشه یا کلاسور نگهداری می شود .
تعریف طبقه بندی اسناد : عبارت است از تقسیم بندی اسناد به دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خااص و مشترک وجود داشته باشد .

فرض بین اسناد طبقه بندی شده و طبقه بندی اسناد :
اسناد طبقه بندی شده به اسنادی گفته می شود که افراد خاصی حق رویت و خواندن نامه یاسند را دارند ولی مفهوم طبقه بندی اسناد در بالا قید شده است .

مهمترین ویژگی طبقه بندی منطقی و صحیح مدارک در سازمان :
۱- مشخص بودن محل دقیق سند
۲- سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد را در حداقل زمان ایجاد نماید .
۳- سهولت در دسترسی و قابل فهم بودن طبقه بندی (قابلیت اجراء)
۴- قابلیت انعطاف : طبقه بندی باید طوری طرح ریزی گردد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد .

رعایت نکات زیر در نظم دادن به اسناد یا محتویات پرونده ها ضروری می باشد :

الف)جایگزین یا قرار دادن صحیح محتویات پرونده به طوری که بین عنوان پرونده و محتویات آن ارتباط منطقی و همخوانی داشته باشد .
ب)تقدم و تأخر تاریخ و شماره نامه ها رعایت گردد
ج)از هر نامه فقط یک نسخه در پرونده بایگانی گردد
د)قطر هر پرونده(به استثنای کلاسور)نباید از ۲ سانتیمتر بیشتر گردد در چنین شرایطی می نویسیم مثلاً جلد دوم پرونده ;;..

چگونگی اداره کردن امور بایگانی :

الف)نظام متمرکز بایگانی ب)نظام غیر متمرکز بایگانی

چگونگی اداره کردن امور بایگانی در نظام متمرکز :
در این روش کلیه امور بایگانی از قبیل طبقه بندی اسناد ، کدگذاری پرونده ها ، چگونگی تنظیم و نگهداری آنها در محلی بنام بایگانی مرکزی (بایگانی کل)انجام می گیرد و دیگر واحدهای سازمان احتیاجی به نگهداری پرونده ها نخواهند داشت .

مزایای روش اداره امور بایگانی به صورت متمرکز :
الف)صرفه جویی در تعداد کارکنان
ب)صرفه جویی در محل و وسایل بایگانی
ج)تقسیم کار و اعمال مدیریت صحیح بایگانی
د)جلوگیری از تشکیل پرونده های مشابه

چگونگی اداره امور در نظام غیر متمرکز: در نظام غیر متمرکز هر یک از واحدهای سازمانی دارای بایگانی مستقل هستند و پرونده های مربوط به واحد خود را نگهداری می نمایند مثلاً امورمالی – تولید یا بازرگانی هر یک بایگانی مستقلی دارند .

مزایای روش اداره امور بایگانی به صورت غیر متمرکز :

الف)آشنا بودن اقدام کنندگان به عناوین پرونده ها
ب)نزدیک بودن محل و دسترسی سریع به پرونده
ج)احساس تعلق بیشتر به پرونده و تلاش در جهت حفظ و نگهداری آن

منطقی ترین روشهای بایگانی یا روشهای نظم دهی به پرونده ها :
۱)طبقه بندی بر مبنای شاخصهایی مثل نام افراد – سازمانها یا مناطق جغرافیایی(اسمی)
۲)طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه (موضوعی)
۳)طبقه بندی بر اساس تاریخ مکاتبات (زمانی)
اگر چه استفاده از هر یک از روشهای فوق در بایگانی نمودن پرونده ها مزایا و معایبی دارد لیکن با توجه به نوع فعالیت سازمان و مکان جغرافیایی و پراکندگی واحدهای مربوطه میتوان هر یک از آنها را بکار برد در روش طبقه بندی بر مبنای نام افراد که از آن به عنوان روش الفبایی یا اسمی یاد میشود