فایل ورد کامل مقاله شرکت گروه ماشین‌های اداری مادیران؛ تحلیل اقتصادی و مدیریتی نقش آن در صنعت فناوری اطلاعات

توجه : به همراه فایل word این محصول فایل پاورپوینت (PowerPoint) و اسلاید های آن به صورت هدیه ارائه خواهد شد

 فایل ورد کامل مقاله شرکت گروه ماشین‌های اداری مادیران؛ تحلیل اقتصادی و مدیریتی نقش آن در صنعت فناوری اطلاعات دارای ۱۵۲ صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد فایل ورد کامل مقاله شرکت گروه ماشین‌های اداری مادیران؛ تحلیل اقتصادی و مدیریتی نقش آن در صنعت فناوری اطلاعات  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی فایل ورد کامل مقاله شرکت گروه ماشین‌های اداری مادیران؛ تحلیل اقتصادی و مدیریتی نقش آن در صنعت فناوری اطلاعات،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

---

بخشی از متن فایل ورد کامل مقاله شرکت گروه ماشین‌های اداری مادیران؛ تحلیل اقتصادی و مدیریتی نقش آن در صنعت فناوری اطلاعات :

شرکت گروه ماشین های اداری (مادیران)
محققین و علمای علم مدیریت ، مدیریت را علم وهنر اداره کردن و سرپرستی نمودن گروهی از افراد در جهت نیل به اهدافی خاص تعریف نموده اند و یا عده ای دیگر آنرا بنابر وظایف مدیر، علم وهنر برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت و انگیزش ، هماهنگی و کنترل فعالیت های سازمان

مطابق با اهداف و برنامه های از قبل تعیین شده دانسته اند و سایمن مدیریت را تصمیم گیری می داند و آن نیز انتخاب یک بدیل یا گزینه و راه حل میان راه حل ها یا راهکارهای متعدد است بنحوی که اثربخشی و کارایی سازمان توأمان فراهم آید . مدیران سازمان در پی آن هستند که با حداقل امکانات حداکثر استفاده و مطلوبیت را از آن خود و سازمان خود نمایند . یکی از ابعاد بسیارمهم

سازمان بعنوان نظام فنی و اجتماعی در حال حاضر ، بهترین شیوه بکارگیری از دارائیهای موسسه است و همچنین می دانیمکه قسمت عمده ای از دارائیهای موسسات در موجودیهای انبارهای آن مؤسسات نهفته و انباشته شده است ومدیریت مالی و تدارکات و انبارها در صددند تا بهتری ترکیب بهینه ای را که متضمن حداکثر سود یا حداقل هزینه برای مؤسسه باشد را معین بنمایند و در این

راستا از فنون و علم مدیریت صنعتی بهره ای شایان می برند چرا که زمان و هزینه از عناصر اصلی تصمیم‌گیری مدیریت بشمار می آید . جهت تصحیح سیستم های انبارداری وطراحی آنها و همچنین طراحی مدل هایی متناسب با مؤسسات اشراف دانش بر علوم مختلف و تکنیک های متنوع حاصل از رشته های مختلف ضروریست ولذا در این مجموعه به صراحت مشاهده می شود که چگونه از تکنیک های نموداری یا گرافیکی ، جداول و ابزارهای هندسی و کمی ریاضی و رفتاری و تحلیلی و سایر دروس جهت نیل به هدف بهبود در سیستم های انبارداری بهره گرفته می شود .

امروزه یکی از مشکلات مهم در مؤسسات صنعتی و بازرگانی ، عدم وجود طراحان و مدیران و گردانندگان انبارهاست . تعداد محدودی از مؤسسات تولیدی هستند که کمو بیش به اهمیت کنترل مواد و کالاها استفاده از سیستم های کنترل موجودی انبار بعنوان ابزاری مدیریتی واقفند و

اقداماتی جهت برقراری آن نموده اند و بقیه فاقد سیستم صحیح انبارداری می باشند . اینگونه مؤسسات بعلت عدم دسترسی به اطلاعات درست و به موقع از موجودیها و میزان و نوع آنها قادر به تهیه وتدارک موجودیهای موردنیاز ، به موقع و با صرفه کامل و مسلم است که دچار مشکلاتی در این زمینه اند و در جستجوی متخصصین انبارداری نیز غالباً به افراد بدون آمادگی و معلومات برخورد

می نمایند و چون تکامل صنعت بدون کاربرد روشهای نوین و فنون پیشرفته عملی نخواهد بود ، لزوم این افراد مطلع و حرفه ای هر چه بیشتر از پیش مشهود می‌شود و هدف ما نیز در این مجموعه ارائه مطالبی نسبتاً جامع در خصوص سیستم ها و مدل های انبارداری و برنامه ریزی کنترل موجودی انبارهاست .
لذا سعی شده تا از مطال

ب متفرقه و حاشیه ای و مبسوط غیرضروری تا حد امکان خودداری شود و لذا این مجموعه چکیده برداری شده است.امید است که این مجموعه گامی باشد هر چند کوچک در راه شناخت راهکارهای موردنیاز مدیریت سیستم های انبارداری و آرزوی ما رضایت حق تعالی است که هیچ هدفی والاتر از قرب به او و رضایت و خشنودی او نیست .
انشاء الله
پرویز معدنی

۳۱شهریور ۸۳

گروه ماشین های اداری ایران
تاریخچه
تأسیس در سال ۱۳۴۳ (۴۰ سال)
-ماشین های اداری شارپ از سال ۱۳۴۴ (۳۹ سال)
-تولید کننده چاپگرهای اپسون از سال ۱۳۷۶ (۷سال)
-تولید کننده چاپگرهای ویژه الیوتی از سال ۱۳۷۴ (۹ سال)
-تولید کننده مانیتورهای ال جی از سال ۱۳۷۳ (۱۰ سال)
-حافظه های نوری ال جی از سال ۱۳۸۰ (۳ سال)
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• مرکز ماشین های اداری ایران
نیروی انسانی ۱۶۰ نفر
نمایندگان سراسری ۶۸۹ نفر
سهم بازار محصولات :
فتوکپی شارپ ۷۲%
فاکس شارپ ۳۸%
ماشین حساب شارپ ۱۸%

چاپگر اپسون ۴۵%
اسکنر مادیران ۲۰%
درایورهای نوری ال جی ۴۰%
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• خدمات ماشین های اداری ایران
فعالیت : سرویس و خدمات پس از فروش
-نیروی انسانی : ۴۳۰ نفر

-نمایندگان سرویس و خدمات : ۲۶۳ مؤسسه
-مراکز سرویس و خدمات : ۱۸ استان
-دفعات سرویس و خدمات در سال۸۲ : ۲۴۳۰۰۰
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• صنایع ماشینهای اداری ایران
فعالیت : تولید و توزیع کالای رؤیت داده ها
-نیروی انسانی : ۹۹۰ نفر
-نمایندگان سراسری: ۳۶۹ نفر
-فضای تولید و انبارها : ۴۰۷۰۰ مترمربع
سهم بازار محصولات (سال ۸۲) :
-مانیتور ال جی ۷۷%
-چاپگر اپسون (سوزنی) ۹۸%
-چاپگر الیوتی ۹۸%
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• خلاصه

-تعداد پرسنل ۱۵۸۰ نفر
-نمایندگان سراسری ۵۸۹ مؤسسه
-نمایندگان سرویس و خدمات ۲۶۳ سراسری
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• سرمایه گذاری تا پایان سال ۸۲
-ماشین آلات ۱۱ میلیارد تومان
-ساختمان و تأسیسات ۱۰ میلیارد تومان
-پروژه در دست تکمیل ۷/۱ میلیارد تومان
-سایر ۲/۲ میلیارد تومان
جمع کل ۹/۲۴ میلیارد تومان
• عملکرد مالی سال ۸۲
-فروش ۱۰۴ میلیارد تومان
-مالیات ابزاری ۷/۲ میلیارد تومان
-تجمیع عوارض ۱/۳ میلیارد تومان

-بیمه تأمین اجتماعی ۲/۱ میلیارد تومان
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• تعداد مانیتورهای نصب شده ال جی در ۶ سال گذشته
-کل مانیتور نصب شده در ایران ۳۱۲۵۴۰۰ دستگاه
-کل مانیتور نصب شده ال جی در ایران ۲۱۵۲۳۵۱ دستگاه
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
برنامه تولید سال ۸۳
-برآورد تقریبی بازار ۸۲ : ۱۰۰۰۰۰۰ دستگاه
-تولید سال ۸۲ : ۷۵۷۷۳۷ دستگاه

-پیش بینی حجم بازار ۸۳ : ۱۲۰۰۰۰۰ دستگاه
-۷۷%سهم ال جی : ۹۲۴۰۰۰ دستگاه
-رشد نسبت به سال ۸۲ : ۲۲% درصد

تعریف انبار : بطورکلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی – صنعتی یا مواد اولیه یا فراورده های مختلف در آن نگهداری می شود یا می توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه‌ساخته ، مواد و لوازم مصرفی ، قطعات یدکی ماشین آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود آنهم بر اساس سیستم صحیح طبقه بندی .

جایگاه انبار :سازماندهی سازمان های مختلف بنابر نیازهای آنان متفاوت است ، گاهی در بعضی مؤسسات انبار زیرنظر مستقیم مدیرعامل قرارداد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضایعات و ; قرار دارد .

ساختار سازمانی انبارها : فلوچارت (۱)

ساختار سازمانی انبارها فلوچارت (۲)

اهداف و وظایف انبارها :
۱)برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای موردنیاز سازمان در حد مطلوب خود .
۲)همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالای خریداری شده .
۳)نگهداری کالا در انبار بنحوصحیحو تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات ودستورالعمل های سازمان .

انواع انبارها از نظر فرم ساختمانی :
۱)انبارهای پوشیده : که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشند .
۲)انبارهای هانگارد یا سرپوشیده : این انبارها دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است (محافظ آفتاب و باران)
۳)انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد .

انواع موجودی های انبارها :
۱)مواد اولیه‌: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است .
۲)کالای در جریان ساخت : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سربار ساخت می باشند .
۳)کالاهای ساخته شده : کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند .
۴)اجناس خریداری شده برای فروش : که در مؤسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورند .
۵)مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس ، روغن ، ملزومات و غیره .
۶)قطعات یدکی ماشین آلات : که جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاه ها بکار می‌روند.
۷)ابزارآلات : که ابزار کارگاهها برای تولید محصول می باشد .
۸)اجناس اسقاطی : اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده اند که معمولاً فروخته یا تعمیر می شوند .

انتظارات مدیر یک مؤسسه از سیستم کنترل انبارها :
۱)وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید ، دریافت ، آزمایش ، انبار و حسابداری .
۲)تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید
۳)بمصرف رساندن مقرون بصرفه مواد و ملزومات
۴)انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که بنحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند .
۵)تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس بنحویکه از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید .
۶)انجام عملیات صحیح درموردصدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود .

طبقه بندی
تعریف طبقه بندی : به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروهها یا دسته هایی که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه بندی می گویند . در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه بندی کالا اهمیت می یابد .

نکات مهم در طبقه بندی کالاها :
۱)برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد .
۲)با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید .
۳)انعطاف پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد .

عوامل موثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه بندی :
۱)تعداد اقلام انبار و کالاها ۲)ظرفیت انبارها
۳)وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات
۴)موقعیت جغرافیایی قسمت های مصرف کننده
۵)مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان

انواع طبقه بندی کردن کالاها :
۱)طبقه بندی کردن کالاهای موردنیاز سازمان
۲)طبقه بندی کالاهای موجود در انبار
۳)طبقه بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه بندی استاندارد
۴)طبقه بندی کالاها بر اساس طرح ها و برنامه ها
۵)طبقه بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف

کدگذاری کالاها
انواع روش های کدگذاری :
۱)روش ساده یاروش‌اعداد ترتیبی : در این روش کالاها بترتیب ورود سریال می‌خورند
مثل ۱ و ۲ و ۳ و ; این روش در قدیم برای انبارهایی که تعداد اقلام آنها محدود بود بکار می رفت عیب این روش عدم توانایی در کنار هم گذاری کدهای دوکالای مشابه در صورت جدید الورود بودن یکی از آنها بود که با فاصله باز این مشکل رفع شد مثل ۱-۵-۱۰-۱۵-;

۲)روش اعداد گروهی : در این روش کلیه کالاها را بر چند گروه کلی تقسیم می‌نمائیم. مثلاً ۳۵۰ قلم کالای مؤسسه را در ۵ گروه تقسیم بندی می کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از با ۳۰% شماره اضافی هر رده شامل ۱۰۰ قلم کالا

۳)روش اعشاری یا دیوئی : در این روش از عدد اعشار استفاده می شود و بیشتر در کتابخانه ها متداول است مثلاً کد ۷/۱۵/۲۴ عدد ۲۴ بیانگر گروه کتاب و دو رقم دوم یعنی ۱۵ نمایانگر نام مؤلف و عدد ۷ نشانگر نام کتاب است .
۴)روش حروف الفبایی : در این روش از حروف یا اعداد و حروف مرکب استفاده می‌شود که گروه اصلی با یک حرفه و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می شود .
۵)روش نیمونیک (حروف اول نام کالاها) : در این روش حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می آورد مثل نزاجا = نیروی زمینی جمهوری اسلامی ایران یا ا.س.م=اسید سولفوریک مرگ

۶)روش مخفی : در روش مخفی ارقام علامات و یا حروفیکه برای کدگذاری بکار می‌رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلید رمز خواهد بود مثل شماره خودروهای ارتش یا علاماتی که در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می شود .
۷)روش کدینگ : جهت طراحی و کدگذاری اقلام انبار بنا به نیاز مؤسسه است که در رابطه با آن اقدامات زیر باید صورت بگیرد :
الف)لیست برداری از اقلام موجود در انبار در حال و آینده بدون ذکر مشخصات دقیق اجناس
ب)گروه بندی کردن اقلام
ج)تصمیم گیری راجع به تعداد رقم های تخصیصی به هر گروه پس از تعیین گروههای اصلی و فرعی
د)شماره گذاری اقلام
هـ)تهیه دفتر راهنمای اقلام انبار

سیستم های اطلاعاتی انبار
تعریف سیستم های اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن :
منظور از سیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترل های لازم روی مراحل مختلف این عملیات یا می توان گفت که ایجاد روشی است سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می سازد .
جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی ، بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی ، ممکن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیسنم اطلاعاتی انبار عاید مؤسسه می شود :
۱)ایجاد رابطه بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات .
۲)تسریع در عملکرد قسمتهای مختلف به کمکطرح فرم های مناسب .
۳)ایجاد کنترل های بهتر در مؤسسه (کارخانه) .

۴)کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آنها .
۵)طرح فرم های مناسبتر برای نگهداری حساب موجودی انبار (مثل کارت انبار و 😉 .
۶)طرح فرم های بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار (مثل برگ درخواست جنس از انبار) .
۷)نگهداری اطلاعات به روز از موجودیها درمقاطع مختلف (مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده) .
۸)سفارش به موقع کالا و به میزان موردنیاز به آن .
۹)افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار .
۱۰)ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودی های انبار .

فلوچارت مراحل طرح سیستم اطلاعاتی انبار

متداول ترین فرم های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار
۱)کارت انبار : این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار تهیه می شود برای موارد زیر بکار می رود :
الف)ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی

ب)مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
ج)مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات
د)تشخیص اقلام کم گردش و راکد
هـ)ضبط سوابق سفارش موجودی
۲)برگ درخواست جنس از انبار : این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود و دارای کاربردهایی بشرح زیر می‌باشد :
الف)ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار .
ب)مجوز تحویل جنس به درخواست کننده .
ج)مبنای صدور درخواست خرید .
د)مبنای صدور حواله انبار .
۳)برگ مصرف کالا (حواله انبار) : این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می شود و دارای کاربردهای زیر است :
الف)اعلام نوع و مقدار صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده .
ب)مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار .

ج)مبنا تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار .
د)مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
۴)حواله انبار محصول : این فرم جهت تحویل کالا از انبار محصول به خریدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول یا فروش تنظیم می شود .
۵)برگ برگشت (مرجوعی) کالا به انبار : هنگامی که مازاد کالای دریافتی به انبار برگردانده می شود تنظیم می شود و توسط انبار با برگشت دهنده تکمیل می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد :
الف)نشان دادن مشخصات مواد ، قطعات و سایر اقلام برگشتی به انبار با ذکر مشخصات اقلام برگشتی
ب)رسیدی در دست برگشت دهنده است .
ج)مبنای قیمت گذاری اقلام برگشتی .
د)مبنای صبت کارتهای موجودی و حسابداری انبار .
۶)برگ درخواست خرید : این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده قرار می گیرد و دارای کاربردهایی بشرح زیر است :
الف)درج مشخصات اقلام موردنیاز
ب)مبنای تأیید و تصویب خرید اقلام درخواستی
ج)مبنای انجام استعلام و عملیات خرید (خرید داخلی)
د)مبنای درخواست پیش فاکتور (Programa Invoice=PI) در مورد خریدهای خارجی
هـ)مبنای ثبت کارت سفارش انبار و پیگیری خرید اقلام درخواستی
و)کنترل و مطابقت اقلام خریداری شده (خریدهای داخلی)

۷)برگ سفارش خرید : این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده کالای موردنظر استفاده می شود و توسط اداره خرید تهیه وبرای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر است :
الف)بعنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است .
ب)اعلام مشخصات دقیق و شرایط موردقبول به فروشنده .
ج)تأیید سفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و عودت یک نسخه از فرم .
د)پیگیری اقلام سفارش شده توسط سرپرستی انبار یا انباردار .
هـ)مبنای کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها .
۸)برگ توزین باسکول :این فرم هنگام توزین کالاهائیکه از کارخانه صادر و یا به آن وارد می شوند مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت باسکول تهیه و تنظیم می‌شود .

۹)برگ رسید کالا به قسمت بازرسی : هنگام ورود کالا به کارخانه این فرم به منزله تأیید ورود آن مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت بازرسی صادر می شود .
۱۰)فرم گزارش روزانه بازرسی(صادره ، وارد) : این فرم توسط بازرسی و هنگام ورود یا صدور کالا به کارخانه یا از آن صادر می شود .
۱۱)رسید موقت انبار : این فرم مشخص کننده‌این است کمه جنس به انبار رسیده و تحویل انبار دار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس و یا بز

رگ بودن محموله و در راه بودن بقیه ، همه آن نرسیده است ودارای کاربردهای زیر است :
الف)ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان‌پذیر نباشد .
ب)بعنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است .
ج)مبنای پرداخت پسکرایه حمل است .
۱۲)رسید انبار :هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم به منزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد :
الف)اعلام و تأیید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام
ب)اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول
ج)اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت کالاهای امانی)‌
د)قیمت گذاری اقلام وارده .
هـ)ثبت کارت های موجودی و حسابداری آنها .

۱۳)برگ رسید و تحویل مستقیم : در شرایطی که اقلام خریداری شده می بایستی مستقیماً به درخواست کننده تحویل گردد این فرم توسط او تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد :
الف)اعلامیه و تأییدیه رسید اقلام (غیرانبار) خریداری شده و ذکر مشخصات دقیق آنها.
ب)مبنای رسید جنس به تحویل گیرنده نهایی (متقاضی) .
ج)مبنای قیمت گذاری اقلام خریداری شده .

۱۴)برگ ارسال و تحویل کالا : در شرایطی که کالا توسط تدارکات دفتر مرکزی خریداری می گردد از این فرم برای کنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تدارکات دفتر مرکزی به کارخانه و ; همچنین برای کنترل و تحویل و تحول اقلام ارسالی از کارخانه به دفتر مرکزی مورد استفاده قرار می گیرد و دارای کاربردهای زیر می باشد :
الف)درج مشخصات کلی اقلام ارسالی به کارخانه .
ب)مبنای ارسال کالا توسط تدارکات مرکز و پیگیری رسیدن اقلام ارسالی به شعب و کارخانجات .
ج)مبنای تحویل و تحول اقلام ارسالی به کارخانه .
د)بعنوان رسیدی در دست تحویل دهنده .
۱۵)کارت حساب انبار : این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد . یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می نماید .
۱۶)کارت سفارش انبار : این کارت دارای کاربردهای زیر می باشد :
الف)پیگیری اقلام درخواستی اط طریق واحد سرپرستی انبارها .

ب)درج وکنترل مقدار اقلام درخواستی ، سفارش داده شده و تعداد دریافت شده مربوط به هر سفارش .
ج)تعیین اقلام مورد درخواست سفارش داده نشده یا دریافت شده .
۱۷)برگ برگشت از خرید : در مواردیکه کالای خریداری شده به دلایلی پس داده می‌شود انبار این فرم را تنظیم می نماید .
۱۸)برگ تحویل اسقاط : این فرم توسط انبار هنگامیکه یکی از بخشهای کارخانه جنس اسقاطی را تحویل انبار می دهد تنظیم می گردد .
۱۹)این فرم توسط افراد مجاز برای خروج کالا از کارخانه مورد استفاده قرار می گیرد .
۲۰)برگ کالاهای امانی ارسالی : این فرم در موقع ارسال کالا بصورت امانتی به مؤسسه یا قسمتی که به آن نیاز دارد توسط انبار دار تنظیم می شود .
۲۱)برگ برگشت کالای امانی ارسالی : این فرم هنگام برگشت کالاهائیکه قبلاً بصورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می شود .
۲۲)برگ کالای امانی دریافتی : این فرم برای کالاهائیکه بصورت امانت از مؤسسات یا قسمت های دیگر دریافت گردیده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می‌گردد .
۲۳)برگ برگشت کالای امانی دریافتی : این فرم هنگام عودت دادن کالایی که قبلاً به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می شود .

۲۴)برگ تحویل کالای ساخته شده به انبار : هنگام تحویل کالای ساخته شده از قسمت های تولیدی به انبار صادر می شود و توسط قسمت های تولیدی پر می شود .
۲۵)صورتحساب فروش (نقدی ، غیرنقدی) : این فرم برای مشخص کردن اقلام فروخته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت فروش صادر می شود .
۲۶)برگ تعدیل (افزایش ، کاهش) موجودی : چنانچه در صدد باشیم مقدار آماری موجودی (ریالی – مقداری) انبار را کاهش یا افزایش بدهیم ولی موجودی واقعی را تغییری ندهیم این فرم مورد استفاده قرار می گیرد . مثلاً در انبار گردانیها برای تعدیل حسابها در انبارها از این فرم بهره گرفته می شود .
۲۷)صورتحساب خرید : برای مشخص کردن کالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر می شود .

۲۸)برگ کنترل اسناد : این فرم همراه یک دسته از فرم ها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستاده شوند ارسال می شود تا در صورتی که فرم های ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود و توسط قسمت ارسال کننده فرم ها تهیه و تنظیم می شود .

بخش های درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها :
الف)حسابداری : جهت نگهداری حساب های مالی شرکت و آمارهای تولیدی دو بخش حسابداری وجود دارد . حسابداری مالی و حسابداری صنعتی ارتباط بیشتری با انبارها دارد چرا که جهت محاسبه سودآوری محصولات مختلف ومتعدد محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروش رفته وموجود حائز اهمیت است و اطلاعات آن جز با سیستم اطلاعاتی صحیح امکان پذیر نیست .

ب)خرید : تهیه و تدارک کالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت ، کمیت ، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش می‌باشد خریدهای اداره خرید بر سه دسته اند :
۱)کالاهائیکه بصورت برنامه ریزی شده و در آغاز هر سال معین شده است بصورت قرارداد خریداری می شود .
۲)کالاهائیکه بر اساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف کارخانه توسط مأمور خرید تهیه می شود .
۳)کالاهائیکه بر اساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف کارخانه بدون دخالت مأمور خرید تهیه می شود و برای آنها نمی توان در آغاز سال برنامه ریزی ارائه نمود .
ج)بازرسی : در بسیاری ازواحدهای صنعتی برای کنترل کالاهای صادره یا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول کمیت لازم ، عدم قبول ، آنرا در دستور جلسه بازرسی ذکر می کند تا فوراً به این امر رسیدگی شود .

این اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودی کارخانه قرار دارد و در مؤسسات کوچک توسط نگهبانان بازرسی بعمل می آید در بعضی مؤسسات هم نگهبانان و هم دفتر بازرسی با هم در یکجا قرار دارند . قسمت بازرسی به کالاهایی که جواز خروج(ورود) می دهد و با فرمی بنام رسید کالا به بازرسی که دارای دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج کالا در آن ثبت شده و در پایان روز یک نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال می شود .

اهم مراحل سیستم تدارکات مواد و غیره :
اول)قسمت مصرف کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس ، فرم درخواست کالا را پر نموده وپس از تأیید آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختیار انباردار می گذارد.
دوم)انباردار از طریق مراجعه به کارت انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می‌کند .
سوم)در صورتیکه جنس به اندازه کافی موجود باشد طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملکرد در کارت انبار ، حسابداری را از جریان مطلع می نماید .

چهارم)در مواردیکه جنس موجود نباشد و یا در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می کند .
پنجم)قسمت تدارکات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورد نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آنرا به حسابداری می فرستد .
ششم) حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعتباری ، فرم مربوطه را به قسمت تدارکات برگشت می دهد .
هفتم)تصمیم گیری در مورد خرید با توجه به آیین نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تدارکات .

هشتم) در صورتیکه با خرید جنس موافقت نشود نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار با اطلاع کننده می رسد .
نهم)عملیاتی مقدماتی سفارش جنس بر اساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می شود .
دهم)درمورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه به خرد از جنبه نوع آن (کوچک ، متوسط ، بزرگ) تصمیم گیری لازم بعمل می آید .
یازدهم)قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می دهد .
دوازدهم)سفارش خریدکالای خریداری شده از طرف فروشنده و یا مأمور خرید به انبار وارد می شود .
سیزدهم)انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار وصول جنس را اعلام می نماید (قبض انبار)
چهاردهم)در صورتیکه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید انبار دار طی فرم گزارش کالای غیرقابل قبول ، نتیجه را به اطلاع تدارکات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس بعمل آید .
پانزدهم)تدارکات پس از دریافت رسید انبار ، مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوط به حسابدار ارسال می دارد .
شانزدهم)انباردار پس از عملکرد در کارت انبار درخواست کننده را از جریان رسید جنس مطلع می نماید .

سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیوتر در آن :
کامپیوتر از ابزارهای بسیار متداول سیستم های جاری سازمانها به شمار می رود . در ایجاد یک سیستم کامپیوتری عملیات و اقدامات متنوع فوق و نیزتهیه دستورالعمل ها و اسناد موردنیاز به منظور ایجاد یک سیستم در مراحل مختلفی انجام می گیرد که مختصر آن مراحلی بشرح زیر است :

مراحلی ایجاد سیستم کامپیوتری :
۱)بررسی مقدماتی به منظور تعیین امکان‌پذیری سیستم کامپیوتری جهت انبارها (feasibility study) : در این مرحله سیستم موجود مورد مطالعه و بررسی کلی قرار می گیرد و مشخص می شود که آیا می توان یک سیستم جدید که برآورد کننده هدف‌ها و نیازمندیهای مدیریت می باشد طرح نمود یا نه ؟
حاصل کار feasibility Report است که در آن نتایج بررسی و نیز پیشنهادات کلی و همچنین برنامه کار مراحل بعدی و تخمین هزینه ایجاد سیستم جدید درج گردیده است که این گزارش تقدیم مدیر یا شورای مدیران می گردد .

۲)بررسی و تهیه طرح کلی سیستم (outline system design)
در این مرحله سیستم موجود با جزئیات بیشتر مورد بررسی و مطالعه قرار می گیرد که طی آن ارتباط بین قسمتهای مختلف و روش انجام کار و نیز وظایف ، حجم کارها ، مشکلات و نارسائیهای اجرایی موردبررسی قرار گرفته و همچنین فرم ها و دفاتر و پرونده های موجود نیز مورد بررسی قرار می گیرد . پس از بررسیهای فوق توسط سیستم آنالیست ها ، سیستم کامپیوتری بطور کلی طرح و ارائه می گردد این طرح بصورت گزارشی تحت عنوان «مشخصات کلی سیستم پیشنهادی» تهیه شده که شامل عنوان ها و مطالب زیر می باشد‌:

-شرح کلی سیستم پیشنهادی
-نمودار گزارش کار سیستم پیشنهادی
-نمودار اجرای کامپیوتری
-هزینه برآوردی جهت توسعه و پیاده کردن سیستم پیشنهادی
۳)طرح جزئیات بیشتر سیستم و مشخصات آن (Detail Design & Specification) :
در این مرحله بررسی عمیق تر شده و طی آن مشخصات دقیق فایل ها و رکودها و نیز نمودار روشها و دستورالعمل های اجرایی دفتری ، کامپیوتری و مشخصات فرم ها و ; نیز مشخص شده بطوریکه برنامه نویسان ارشد بتوانند با استفاده از اسناد و مدارک تهیه شده در این مرحله برنامه های موردنیاز سیستم انبارها را طراحی و آنها را توسعه دهند.

کلیه اسناد و مدارک که در این مرحله تهیه می گردند تشکیل پرونده ای بنام مشخصات سیستم (System Specification) را می دهند .
۴)طرح برنامه ها و مشخصات آنها (Program Specification & Design) :
در این مرحله باید مشخصات هر یک از برنامه ها بصورت جداگانه تهیه گردد . برای این منظور ابتدا از روی پرونده های مشخصات سیستم پرونده ای بنام «مشخصات مجموعه برنامه ها» استخراج و تحویل برنامه نویس ارشد در دپارتمان برنامه نویسان می شود ، برنامه نویش ارشد از روی پرونده مشخصات مجموعه برنامه ها‌، مشخصات هر یک از برنامه ها را طرح و در یک پرونده جداگانه ای بنام مشخصات برنامه (Program Specification) قرار می دهند این پرونده شامل کلیه اطلاعات موردنیاز در مورد یک برنامه است . بطوریکه برنامه نویش بتواند از روی آن برنامه مربوطه را نوشته و آزمایش نماید و لذا حاصل این مرحله پرونده مشخصات برنامه می باشد .
۵)برنامه نویسی و قسمت آنها (Programing & testing) :

در این مرحله مشخصات برنامه ها که در مراحل قبل تعیین شده بود بین برنامه نویسان توزیع می شود و سپس برنامه نویسان اقدام به نوشتن برنامه ها می نمایند . البته در این مرحله کلیه اسناد جدیدی که توسط برنامه نویس در حین برنامه نویسی تهیه می شود باید کاملاً مستند گردد . علاوه بر نوشتن برنامه ، باید برنامه نویشته شده توسط داده‌های نمونه آزمایش گردند .
۶)تدارکات جهت پیاده کردن سیستم (Programing for implementation) : پس از اینکه هر یک از برنامه ها توسط برنامه نویسان نوشته و با داده های غیرحقیقی (نمونه) آزمایش گردید باید همه برنامه ها با هم و با داده های حقیقی آزمایش شوند . از طرفی باید کلیه دستورالعملها و راهنمائیهای لازم به استفاده کنندگان سیستم که داده‌ها را جهت پردازش به سیستم کامپیوتری میدهند و نتایج آنرا پس از پردازش مورد استفاده قرار می دهند تهیه و تدوین گردد . بنابراین می توان کارهای عمده این مرحله را به قرار زیر خلاصه نمود :
-تهیه و تبدیل داده های حقیقی و تشکیل پرونده های کامپیوتری
-آزمایش کردن برنامه های سیستم با داده های حقیقی

-تهیه کتابچه راهنمای اجراهای کامپیوتری (Operation Guide)
-تهیه کتابچه راهنمای استفاده کنندگان(Users Guide)
-آموزش استفاده کنندگان(Training of users)
-اجرای موازی سیستم کامپیوتری با سیستم قبلی و رفع نواقص آن (Parallel Run)