فایل ورد کامل مطالعه درباره نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران؛ تحلیل مدیریتی و سازمانی

عنوان صفحه

نمودار شماره (۲-۱) مفهوم فایول از پل ارتباطی ۱۴

نمودار شماره (۲-۲) مدل فرایند ارتباطات ۳۱

نمودار شماره (۲-۳) مدل برلو از ارتباطات ۳۳

نمودار شماره (۲-۴) سیستم اطلاعات ۴۵

نمودار شماره (۲-۵) مراحل مختلف فرایند تصمیم گیری ۴۷

نمودار شماره (۲-۶) مدل ماهواره ای عملکرد سازمانی ۷۷

نمودار شماره (۲-۷) موضع گیری برای عملکرد آینده ۷۸

نمودار شماره (۲- ۸) ارتباط اجزای الگوی بام ۹۸

نمودار شماره (۲- ۹) مدیریت عملکرد ۱۰۰

نمودار شماره (۴-۱) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفکیک جنسیت ۱۱۵

نمودار شماره (۴-۲) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفکیک میزان تحصیلات ۱۱۶

نمودار شماره (۴-۳) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفکیک سابقه خدمت ۱۱۷

نمودار شماره (۴-۴) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفکیک رشته تحصیلی ۱۱۸

نمودار شماره (۴-۵) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی اول پژوهش ۱۱۹

نمودار شماره (۴-۶) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی دوم پژوهش ۱۲۰

نمودار شماره (۴-۷) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی دوم پژوهش ۱۲۱

نمودار شماره (۴-۸) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی سوم پژوهش ۱۲۲

نمودار شماره (۴-۹) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی چهارم پژوهش ۱۲۳

نمودار شماره (۴-۱۰) اولویت بندی عوامل به تفکیک مدیر و کارمند ۱۳۰

نمودار شماره (۴-۱۱) اولویت بندی عوامل به تفکیک مدیر و کارمند ۱۳۰

چکیده

برآوردها نشان می دهد، مدت زمانی که در سازمانها صرف ارتباطات می گردد بین ۵۰/۰ درصد تا ۹۰/۰ درصد دامنه تغییر دارد، و اغلب اعضای سازمانها دست اندرکار فرایند ارتباطند و پیوسته به کار جذب، ارزیابی و پخش و توزیع اطلاعات اشتغال دارند، و در این راستا ارتباطات و چگونگی جهت گیری آنها به سمت اهداف سازمانی از مسائل ضروری مورد توجه مدیران است و این توجه ناشی از ارتباط مؤثر با کارکنان و درک انگیزه های ارتباطی آنان، در توفیق مدیران در دست یابی به اهداف طراحی شده سازمان عامل مؤثر است. ارتباطات از جمله موضوعاتی است که در علوم رفتاری و رفتار سازمانی از اهداف والایی برخوردار است و می تواند در عملکرد مدیران تأثیر عمده ای داشته باشد (محسنیان راد، ۱۳۶۹، ص ۲۴۷).

روش پژوهش حاضر توصیفی و از نوع پیمایشی است و جامعه آماری کارکنان و مدیران سازمان ملی جوانان به تعداد ۳۰۰ نفر کارکنان و ۱۴ نفر مدیر دارای تحصیلات دیپلم تا فوق لیسانس در نظر گرفته شدند و تعداد نمونه به روش تصادفی طبقه ای ۱۴ نفر از مدیران به علت کمی شمارش گردید و ۱۶۹ نفر از کارکنان انتخاب گردیده است، ابزار پژوهش شامل دو پرسشنامه محقق ساخته بر مبنای چهار کارکرد ارتباطات رابینز بوده است.

اعتبار پرسشنامه با استفاده از ضریب آلفای کرونباخ برای مدیر ۹۵/۰ صدم اعتبار پرسشنامه کارمندان ۹۷/۰ صدم تعیین گردیده است.

برای تجزیه و تحلیل سؤالات پرسشنامه علاوه آمار توصیفی، آزمون t دو گروه مستقل مورد استفاده قرار گرفت. نتایج حاصل از سؤالات پژوهش به شرح زیر است:

۱- بین فرآیند ارتباطات و عملکرد مدیران رابطه وجود دارد.

۲- مدیران بر این اعتقادند که کنترل رفتار سازمانی پرسنل از طریق آنها نسبتاً خوب انجام می شود.

۳- مدیران بر این اعتقادند که در پرسنل ایجاد انگیزه می کنند.

۴- مدیران بر این اعتقادند که عواطف و احساسات(روحیه) پرسنل چندان مهم تلقی نمی شود.

۵- مدیران بر این اعتقادند که انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری از طریق آنها نسبتاً خوب انجام می شود.

-۱- مقدمه

در دنیای کنونی نقش ارتباطات در یک مجموعه، به عنوان یکی از عناصر اولیه مدیریت به شمار می رود. بنابراین به نظر می رسد با توجه به رشد روز افزون سازمانها از یک سو و پیچیدگی مباحث مدیریتی از سوی دیگر اهمیت نیاز به ارتباطات روزانه و موثر بیشتر می شود.

ارتباطات سازمانی شامل فرایندی است که دو یا چند واحد از یک مجموعه از طریق تبادل نظر، اطلاعات مورد نیاز خود را مبادله کرده و از آنجایی که ارتباطات از عناصر اولیه مدیریت است، مدیران باید در سطوح مختلف با افراد مجموعه و یا همطراز خود ارتباط موثر برقرار کنند.

ارتباطات موثر یکی از عناصر کلیدی موفقیت مدیران است چرا که اطلاعات به عنوان یک ورودی با اهمیت در سیستم سازمانی و در سایه ارتباطات موثر وارد مجموعه شده و پس از راه یابی، نیازمند سیستم ارتباطی کارآمد خواهد بود، تا مورد پردازش قرار گیرد و همانند خون در شریان آن مجموعه جریان یابد.

بدیهی است ارتباط مدیران با افرادی که در مجموعه تحت نظارت آنان انجام وظیفه می نمایند، باید به بهترین شیوه ارتباطی جهت نیل به اهداف آن مجموعه باشد چرا که همه جوانب کار مانند آموزشی، ارجاع، ماموریت و ارزیابی عملکرد از طریق این ارتباطات صورت می گیرد.

بنابراین به نظر می رسد یک مدیر موفق با بهره گیری از روشهای اثر بخش ارتباطات برای افزایش کارایی مجموعه خود نقش ارزنده ای دارد.

هر جا که ارتباطات موثرتر، بهتر و شفاف تر خواهد بود عملکرد مدیران هم نیز بهبود داشته و مطمئناً عکس این قضیه نیز به اثبات رسیده است (رحمانی ، ۱۳۶۹ . ص ۲۶).

۲-۱- بیان مسئله

با توجه به این که ارتباطات فرایندی محوری در تبادل اطلاعات بین اعضاء سازمان و بین سازمانی است و تعاملات قسمتهای مختلف را برقرار می کند بنابراین یک ابزار موثر در هماهنگ سازی کاربرد اثر بخش منابع انسانی تلقی می شود و در سازمانهایی که فرایند ارتباطات به خوبی برقرار نشود آثار و تبعاتی را بدنبال خواهد داشت که یکی از آنها می تواند در عملکرد مدیران موثر واقع شود.

تحقیقات نشان می دهد که بسیاری از تعارضهایی که بین افراد یا کارکنان یک سازمان پیش می آید ناشی از ارتباطات ضعیف و یا ارتباطات ناقص است. زیرا افراد هفتاد درصد ساعات کارشان را بصورت نوشتن، خواندن، صحبت کردن و یا گوش دادن صرف ارتباطات می کنند (رابینز ، ۱۹۹۸ . ص ۳۱۰ ) .

یکی از موانع اساسی عملکرد موفقیت آمیز یک گروه یا یک سازمان فقدان ارتباطات اثر بخش است. اثر بخشی «ارتباطات» به دو دلیل برای مدیران اهمیت دارد. یکی آن که مدیران کارکرد های مدیریت را بوسیله فرایند «ارتباطات» انجام می دهند و دیگر اینکه ارتباطات امری حیاتی است که مدیران قسمت اعظم وقت خود را صرف آن می کنند (ابستونروفریمن ترجمه اعرابی و پارسیان ، ص ۱۱۱).

بنابراین «ارتباطات» اثر بخش لازمه اثر بخشی هر گروه و سازمانی است زیرا از جمله عوامل سه گانه ای که به عنوان معیارها و مقیاسهای «اثر بخشی سازمانی» برشمرده اند مهارتهای ارتباطی مدیریتی، مدیریت اطلاعات و ارتباطات می باشند (رابینز ترجمه کبیری ، ۱۳۷۶ . ‌ص ۵۱).

واقعیت آن است که کشور ما به لحاظ جمعیتی ، از جوان ترین کشورهای دنیاست و نسل جوان بر اساس آمارهای موجود ، تقریبا نیمی از جمعیت کشورمان را تشکیل می دهد . از سوی دیگر ، جوانان سرمایه های اصلی جامعه ایران اسلامی محسوب می شوند که با بهره گیری صحیح از توانمندیهای آنان می توان تضمین کننده رشد و توسعه کشورمان باشیم .

بدیهی است که « سازمان ملی جوانان » مهمترین نهاد مسئوول در جهت فراهم اوردن فرصتها و تحقق نیازها و خواسته های جوانان می باشد لذا باید هر چه بیشتر به ارتباط این سازمان با نسل جوان اهتمام ویژه ای را مبذول داشت تا ازاین طریق بتوانیم در عرصه های گوناگون اجتماعی ، فرهنگی ، سیاسی و اقتصاید کشورمان نقش بسزایی را ایفاء کنند.

۳-۱- هدف پژوهش

۱-۳-۱- هدف کلی: بررسی و مطالعه نقش فرایند ارتباطات در عملکرد مدیران

۲-۳-۱- اهداف جزئی:

۱- شناخت نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص کنترل رفتار سازمانی پرسنل .

۲- شناخت نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص ایجاد انگیزه در پرسنل.

۳- شناسایی نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص بیان عواطف و احساسات (روحیه پرسنل).

۴- شناسایی نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری در سازمان .

۴-۱- اهمیت و ضرورت موضوع پژوهش

تحقیقات نشان داده است که مدیران، حدود ۵۰ تا ۸۰ درصد از وقت خود را به نحوی صرف ارتباط با دیگران می نمایند البته این امر چندان هم دور از ذهن نیست، زیرا ایجاد ارتباط برای تمام فعالیتهای یک سازمان امری حیاتی است. بدون وجود یک ارتباط موثر، (مدیریت، عملکردها، نوآوری، درک نیازهای مشتری و برنامه ریزی امور جاری ) انجام نخواهد گرفت و یا بسیار ضعیف خواهد بود. در هر سازمانی بدون وجود ارتباطات ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان غیرممکن خواهد بود و مشکلات زیادی در انجام عملیات و برآوردن هدفهای سازمان و ارزشیابی فعالیت ها بوجود خواهد آمد.

ارتباطات بعنوان فرایندی، محوری است که در تبادل اطلاعات بین اعضاء سازمان و بین سازمانی موثر
می باشد و تعاملات قسمتهای مختلف را برقرار می کند بنابراین یک ابزار موثر در هماهنگ سازی کاربرد اثر بخش منابع انسانی تلقی می شود.

در سازمانهایی که فرایند ارتباطات به خوبی برقرار نشود آثار و تبعاتی را بدنبال خواهد داشت که یکی از آنها را می توان اختلال در عملکرد مدیران را نام برد لذا پژوهشگر در نظر دارد که نقش ارتباطات بر عملکرد مدیران را مورد سنجش قرار دهد بدین جهت سازمان ملی جوانان بعنوان یکی از سازمانهایی که نقش عمده را در ارتباط با جوانان ایفاء می کنند لحاظ گردیده است.

قابل ذکر است که از نتایج این پژوهش مدیران و کارکنان سازمان ملی جوانان و نهادهای وابسته، نظام آموزشی، دانشجویان رشته های علوم انسانی، مدیریت، بویژه مدیریت آموزشی بهره مند می گردند.

۵-۱- انگیزه پژوهشگر

یکی از موضوعات مهمی که امروزه سازمانهای ما با آن درگیر هستند غفلت از مقوله ارتباطات سازمانی است که هر گونه خللی در این رابطه منجر به پایین آمدن عملکرد مدیران می شود.

این موضوعات و همچنین قلت و کمی پژوهش در ارتباط با این موضوع پژوهشگر را برانگیخت تا با بررسی کارکردهای ارتباطات و تأثیر آن بر عملکرد مدیران در گام نخست بدنبال پیدا کردن موانع ارتباطی در سازمان و سپس ارائه راهکارهای برای از بین بردن این موانع و در نتیجه بهبود عملکرد سازمان شود.

۶-۱- سوالهای پژوهش

۱-۶-۱- سوال اصلی:

از نظر مدیران و کارکنان، آیا فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران نقش دارد؟

۲-۶-۱- سوالات فرعی:

۱- از نظر مدیران و کارکنان، عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در زمینه کنترل رفتار سازمانی پرسنل چگونه است ؟

۲- از نظر مدیران و کارکنان، عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در زمینه ایجاد انگیزه در پرسنل چگونه است ؟

۳- از نظر مدیران و کارکنان، عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در زمینه بیان عواطف و احساسات (روحیه) پرسنل چگونه است ؟

۴- از نظر مدیران و کارکنان، عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در زمینه انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری چگونه است؟

۷-۱- تعریف نظری و عملیاتی متغیرهای پژوهش

متغییر مستقل :

۱-۷-۱- فرایند ارتباطات

تعریف نظری: عبارت است از مراحل موجود بین یک منبع و یک گیرنده که منتج به انتقال معانی و مفاهیم می گردد (رابینز ، ۱۹۸۹ . ص ۲۶۹).

تعریف عملیاتی: منظور از فرآیند ارتباطات نمره به دست آمده از پرسشنامه ارتباطات می باشد که در قالب چهار ویژگی ارتباطات رابینز می باشد.

۲-۷-۱- ارتباطات

تعریف نظری: ارتباطات عبارت است از جابه جا شدن اطلاعات یا داده ها از سوی فرستنده (اطلاعات) به گیرنده (اطلاعات) به این شرط که هم فرستنده و هم گیرنده اطلاعات جا به جا شده را درک نموده و بفهمند (علوی ، ۱۳۷۰ . ص ۳۳۰).

تعریف عملیاتی: در این پژوهش از پرسشنامه ۲۶ سئوالی محقق ساخته جهت سنجش ارتباطات از فرستنده (مدیر ) به گیرنده ( افراد شاغل در سازمان ) مورد استفاده قرار گرفت.

تغییر وابسته :

۳-۷-۱- عملکرد

تعریف نظری:‌ مجموعه عملیاتی که مدیر به طور روزمره در محیط کار خود انجام می دهد. که همه وظایف مدیر را در بر می گیرد. ( برنامه ریزی ، سازمان دهی ، هماهنگی ، فرماندهی ، کنترل )

(رضائیان، ۱۳۷۳، ص ۲۱۷).

تعریف عملیاتی: منظور از عملکرد نمره به دست آمده از پرسشنامه ارتباطات می باشد که در قالب چهار ویژگی ارتباطات رابینز می باشد.۱- کارکرد کنترل رفتار سازمانی ۲ – ایجاد انگیزه در پرسنل ۳- بیان عواطف و احساسات (روحیه) ۴- انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری .

۴-۷-۱- کنترل رفتار سازمانی پرسنل

تعریف نظری: سازمانها دارای سلسله مراتبی از قدرت و خطوط هدایت رسمی هستند که کارکنان موظف به دنباله روی از آنها می باشند. ارتباط از راههای گوناگون موجب کنترل رفتار اعضاء می گردد

(الوانی ، ۱۳۷۲ . ص ۸۷).

تعریف عملیاتی: با استفاده از پرسشنامه محقق ساخته سئوالهای ( ۹-۲) میزان کنترل رفتار سازمانی پرسنل مورد بررسی قرار می گیرد .

۵-۷-۱- ایجاد انگیزه در پرسنل

تعریف نظری: فراهم آوردن شرایطی برای تلاش و کشش فرد جهت ارضاء یک خواسته یا هدف در سازمان (بهرنگی، ۱۳۸۰ . ص ۱۳۸).

تعریف عملیاتی: با استفاده از پرسشنامه محقق ساخته ، سوالهای ( ۱۵-۱۰) میزان ایجاد انگیزه مورد بررسی قرار می گیرد.

۶-۷-۱- بیان عواطف و احساسات (روحیه) پرسنل

تعریف نظری: یک مکانیسم اساسی در جهت نمایش احساس رضایت یا عدم رضایت است تا در نتیجه ایجاد ارتباط بین افراد، فرصتی برای بیان احساسات و ادراکات آنان در جهت رضایت و اظهار نیازهای اجتماعی شان صورت گیرد (رابینز ، ۱۹۸۹، ترجمه پارسائیان، ۱۳۶۹. ص ۲۶۸).

تعریف عملیاتی: با استفاده از پرسشنامه محقق ساخت سئوالهای ( ۱۸-۱۶ ) میزان بیان عواطف و احساسات پرسنل را می سنجد

۷-۷-۱- تبادل اطلاعات به منظور تصمیم گیری

تعریف نظری: ماده سیالی که اجزاء سیستم سازمانی، یا واحدها و سطوح مختلف سازمان را به هم مرتبط می کند، ارتباطات یا رد و بدل شدن و جریان اطلاعات (به صورت مختلف) می باشد. ارتباطات از طریق انتقال اطلاعات در بین افراد گروه موجب تسهیل در امر تصمیم گیری در نتیجه انتخاب بهترین راه از بین راههای مختلف می گردد. نقش اطلاعاتی ارتباطی زمانی مشهود است که مدیران به دریافت، جمع آوری و انتشار اطلاعات می پردازند (رابینز، ۱۹۸۹، ترجمه پارسائیان، ۱۳۶۹. ص ۲۶۸).